サービスの向上は全学的な視点から 

―現在の担当業務についてお聞かせください。 

私の所属している早稲田ポータルオフィスは早稲田キャンパスの総合窓口として、落とし物の照会や、MyWasedaのログインパスワードの再発行、履修相談など、学生からの全学的な相談に対応しています。    

学生にとってはフロントオフィスとしてのイメージが強いかもしれませんが、実はそれだけではなく、学術院の事務所で行っている教学業務(科目登録や成績管理など）のデータ処理を集約し、一括して処理を行うバックオフィスとしての機能も担っています。   

早稲田ポータルオフィスの職員は、業務委託先のスタッフと学術院の職員の間に入って日々様々な調整を行ったり、全学的な視点からサービスの向上や業務標準化・効率化につながるような提案を行ったりしています。  

最近では、証明書システムのリプレイスがあり、本学でも証明書のコンビニ発行やデジタル証明書の送付が可能となりました。その案内をポータルオフィスに集約することとなったため、情報企画課と連携して、利用者目線でのマニュアル整備などを検討しました。    

早稲田ポータルオフィスは、職員の発案により“理想的な学生サービスのあるべき姿”を長期間にわたり議論して検討し、設立されたオフィスです。設立から十数年が経った今、サービスや求められる役割も変化していると感じています。2027年度に新9号館に移転する予定の早稲田ポータルオフィスですが、新しい場所でどうあるべきか、改めて検討を進めています。  

―大学職員のやりがい・魅力について教えてください。

色々ありますが、以前、所属していた日本語教育研究センターと政治経済学術院では、学生や教員との距離が近い部署でしたので、学生の成長を近くでみることができたことや、先生方の教育や研究にかける情熱に触れられたことに、とてもやりがいを感じていました。 

政治経済学術院では大学院の担当をしていましたが、学生の声を吸い上げて、教育研究環境を改善しようと尽力されている執行部の先生方と、教職協働で様々な改革を進められたことは貴重な経験となりました。 

 現在勤務している早稲田ポータルオフィスでは、学生や教員との接点は以前ほど多くありませんが、私が政治経済学術院に勤務していたときに大変お世話になっていた部署なので、今度は私がサポートする側の立場になって、学術院の職員を支援できることも本当に楽しいなと感じています。  

どの部署にいても、学生・教員・職員のサポートを通して、感謝の気持ちを直接受け取れる機会も多いので、そういうときに職員としてのやりがいを感じることができます。  

―Support Anywhere（サポエニ）立ち上げについて教えてください 。

Support Anywhere（サポエニ）とは、在学生向けの情報が集約されているサイトで、コロナ禍に様々な学術院や本部の職員が一体となって作成しました。   

きっかけは、学生サービスやITの活用をテーマにアメリカの大学を視察したことでした。  

そこで衝撃を受けたのが、ITの活用が大幅に進んでいたことです。学生から頻繁に寄せられる問い合わせにチャットボットを用いて自動的に回答する仕組みや、手続きのオンライン化、対応した履歴が蓄積・共有されていくような仕組みが整備されていました。当時、早稲田大学では学生対応の窓口に問い合わせが集中していたため、窓口のオンライン化などサービスの形を変えていく必要性を強く認識していました。 ITを活用して簡略化できるものを簡略化し、学生へのケアなど、本来職員が行うべき業務に集中できる仕組みを設けたいと思いました。また、本学は情報量が多過ぎて学生が自分で必要な情報を入手することが難しい、という課題意識を持った若手職員の声を取り入れ、色々な情報を知るための入り口となるサイトの構築を、視察の報告会で提言しました。  

ちょうど提案した時期の前後で新型コロナウイルスの感染拡大があり、大学に来られない学生でも必要な情報をオンラインで得られるような体制を整える必要がありました。私はプロジェクトチームのリーダーとして、趣旨に賛同してくれた様々な部署の職員とともに、約10か月という短期間でサイトの構築を実現することができました。また海外大学が取り入れていたチャットボットをちょうど本学でも試験的に導入していたことが分かり、早速Support Anywhereでも導入しました。さらに広報活動にも重点的に取り組みました。参加したメンバーがそれぞれの持ち味を発揮し、同じベクトルを向いて、全学的な取り組みへと発展することができた経験は、私にとっても忘れられないものになりました。    

他大学出身者だからこそ分かる、早稲田の魅力 

―早稲田大学の職員をめざしたきっかけを教えてください。   

きっかけは、学部時代に所属していたゼミの指導教員の勧めでした。元々、国際的な視野を持って働けたらいいなという漠然としたイメージで民間企業も含めて就職活動をしていたのですが、卒業生訪問や企業の説明会に出席する中で、自分の適性や本当にやりたいことが分からなくなってしまいました。

そんな時に、ゼミの指導教員の先生から大学職員も向いているのではないかというお言葉をいただいて。私は他大学出身ですが、特に早稲田大学であれば、留学生も多く国際化も進んでいる大学だからと背中を押していただきました。

それまで大学職員という職業については、全く考えたこともなかったのですが、ちょうど同じ大学の先輩に早稲田大学の職員の方がいらっしゃったので、その方にお話を聞いてみることにしました。その中で、自分らしく働けそうな雰囲気と、国際交流や留学生支援を通して、国際化に貢献できる仕事に魅力を感じ、早稲田大学の職員採用に応募することを決めました。  

―他大学出身者から見た、早稲田大学の魅力は何ですか？  

実際に働き始めてみると、本当に早稲田はすごいなと思うことが多かったです。特に、多様性を尊重しあう文化が根付いているというのが、他大学から来た私にとって、新鮮で刺激的な部分でした。普段から、学内には様々な国籍の学生がいて、キャンパスの至る所で異文化交流を感じることができます。

また、学生が気さくに挨拶してくれるなど、社交的な雰囲気を感じるのも早稲田らしいなと思います。その雰囲気は、学生だけではなく一緒に入職した職員の同期からも感じました。出身やバックグラウンドを問わずに互いを認め合う雰囲気というのは本学が持つ武器だと思いますので、仕事をするうえでも大切にしたいと思っています。 

多様性の早稲田、変化の大きな時代へどう立ち向かうか？ 

―早稲田大学職員を目指す皆さんへメッセージ をお願いします。 

職員は「早稲田大学をより良くしていくためには何が必要か」という、答えのない難しい課題に向き合う必要があります。本学は職員の裁量も大きく、新しいことに挑戦できる風土もあり、職員の力で変えられることは多くあります。    

私自身、答えがない課題に対して、所属部署や年次の垣根を越えて意見を出し合い、チーム一丸となって取り組んだことが、Support Anywhereや早稲田ポータルオフィスの新しいサービスの立ち上げ等にも繋がったと感じています。    

大きな変化が求められている時代ですが、職員だからこそ汲み取れる学生や教員の思いがあります。何が必要とされているかを考え、一緒に早稲田大学をより良くしていきたいという思いのある方に是非、本学職員に応募してもらえると嬉しいです。