Student Affairs Section早稲田大学 学生生活課

本ページでは、課外活動における各種申請書類等、サークルが提出すべき書類について説明します。

• 本届出は、サークルがキャンパス外で活動する際に提出する書類です。サークル三役のうち１名（公認ではないサークルは代表者）が学生生活課まで提出してください。
• 提出期限は、開催日の１週間前までです。提出期限日が事務所閉室日の場合、その前日が締切です。
  ただし海外遠征、危険度の高い活動（山岳登はん、スカイダイビング等）を行う場合は、開催日の１か月前までです。
• 大会・イベント等（主催・共催含む）への参加、海外遠征、危険度の高い活動の場合は、必ず活動内容がわかる企画書、大会・イベント等の要項・ガイドラインを一緒に提出してください。
• サークルから会長へ「合宿・遠征届」のデータをメールで送信し、会長ご本人から「合宿・遠征届の内容について確認、了承した」旨の返信をいただいた後、サークルと会長がやり取りしたメールを「合宿・遠征届」と一緒に提出してください。
  なお、メールには以下の内容が含まれている必要があります。
  ①サークル名　②活動名　③会長が「内容を確認、了承したこと」が分かる文章
• 不備があった場合のみ学生生活課から返信します。「合宿・遠征届」をメールで提出した後、サークルにて送信履歴をチェックし、確かに送信が完了したことを確認してください。その上で学生生活課からの返信がなければ、問題なく受理されたと考えてください
• 公認ではないサークルは、「早稲田大学学生補償制度（傷害補償）」の対象外となります。

• 本届出は、サークルがキャンパス外で活動する際に提出する書類です。サークル三役のうち１名（公認ではないサークルは代表者）が学生生活課まで提出してください。
• 提出期限は、開催日の１週間前までです。提出期限日が事務所閉室日の場合、その前日が締切です。
  ただし海外遠征、危険度の高い活動（山岳登はん、スカイダイビング等）を行う場合は、開催日の１か月前までです。
• 大会・イベント等（主催・共催含む）への参加、海外遠征、危険度の高い活動の場合は、必ず活動内容がわかる企画書、大会・イベント等の要項・ガイドラインを一緒に提出してください。
• 申請フォームからの提出後、学生生活課経由で会長へ活動内容の共有と承認依頼を行います。提出前の会長への承認依頼は不要です。詳細はこちらを確認してください。
  
• 不備があった場合のみ学生生活課から返信します。「合宿・遠征届」を申請フォームで提出した後、申請受付メールが送信されますので、それを以て申請が完了したことを確認してください。その上で学生生活課からの返信がなければ、問題なく受理されたと考えてください。
• 公認ではないサークルは、「早稲田大学学生補償制度（傷害補償）」の対象外となります。

• 本書類は、所定の期間に課外活動補助金計画申請書を提出し、課外活動補助金コース・年間予算額・対象イベントが決定しているサークルのみ提出が必要な書類です。
• 適正な領収書を貼付し、必要情報を記入の上、各イベントの「事後処理」日から1ヶ月以内に学生生活課へ提出してください（例：「事後処理」日が11月23日の場合、提出期限は12月22日です。提出期限日が事務所閉室日の場合、直前の事務所開室日までに提出してください）。
• 作成にあたっては、「課外活動補助金申請要項」で注意事項を十分に確認し、不備のないよう作成してください。領収書の要件を満たさない場合や必要な情報が不足している場合は、査定対象外となります。
• この報告書は活動報告書を兼ねています。
• イベント実施報告書には「領収書の原本」を貼付する必要があるため、メール添付での提出は認められません。郵送または学生生活課3番カウンターに提出となります。

• サークル活動でイベント（講演会・ライブ・討論会・発表会 ・勉強会など）を行った場合は、イベント実施終了後1カ月以内に「活動報告書」を提出をしてください。活動日が11月23日の場合、提出期限は12月22日です。提出期限日が事務所閉室日にあたる場合、閉室直前の事務所開室日までに提出する必要があります。
• 「合宿・遠征届」や「イベント実施報告書」を年度内に一点も提出する予定のないサークルは、忘れずに必ず提出してください。三点書類（「合宿・遠征届」、「イベント実施報告書」、「活動報告書」）のいずれかを年度内に一点以上提出することは、次年度における部室の利用や課外活動補助金30万円コース／15万円コースを申請するための要件となります。
• なお、「合宿・遠征届」「イベント実施報告書」は、活動報告書の役割を兼ねています。

*活動報告書　→　活動報告
*イベント実施報告書　　→　活動報告　＋　対象イベントの補助金の申請
*合宿・遠征届　→　活動報告

• 年度の途中で会長／幹事長／副幹事長／会計が交代する場合は、速やかに「届出事項変更願」を提出してください。
• 年度末（3月）等に会長が退職される場合は、サークル公認資格継続手続きを待たず、会長ご退職日までに「届出事項変更願」を提出してください。

無届団体はMyWasedaの申請フォームから申請してください。申請は、毎年度必要です。

課外活動補助金を申請し、サークル名義の銀行口座を登録していないサークルは本書類を提出してください。また、サークル名義の銀行口座を変更したサークルも、提出が必要となります。

学生団体（サークル）や学生個人が、大学構内で映像・写真撮影をする場合は本書類を提出してください。申請フローは以下の通りです。
※授業やゼミ活動における撮影は、所属する学部・大学院の事務所までお申し出ください。本書類は使用できません。

1. 撮影実施日の2週間前までに本申請書を学生生活課まで提出（学生団体内でまとめて提出すること）
2. 学生生活課にて内容の確認（電話やメールにて詳細をヒアリングする場合もあります）
3. 学内関係箇所の確認後、許可／不許可の連絡。
4. 撮影代表者が撮影開始前までに広報課（20号館2階、平日10～16時開室）において、撮影許可証（取材パス）を受領。

大学のロゴマーク、校章等を利用する際には、商標申請が必要です。
サークルで使用する道具、同窓会等で配る記念品にUIシステムの各種シンボルを使用したい場合は、上記リンクページをご確認ください。

公認サークルが主催するイベントのパンフレット等に、総長および学生部長の挨拶文を掲載する場合は、本申請書を提出してください。
今回の原稿案と、依頼実績がある場合には前回原稿を添付してください。