Student Affairs Section早稲田大学 学生生活課

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各種手続き

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提出書類について
2021年度のサークル活動における各種申請書類等について
  • 活動別に各種申請書類等を作成・提出する必要があります。下記URLから活動別の書類を確認し、期日までに作成・提出してください。

「活動別の申請書類について」

  • コロナ禍の影響により、社会情勢や感染者数の動向に従い、課外活動の範囲が制限されることがあります。各種申請書類等を作成する前に、その時点での制限範囲を必ず確認してください

学生生活課「重要なお知らせ」

A:イベント・公演等に関する事前申請書

  • キャンパス内外で、イベント・公演等を主催・共催する(オンライン開催も含む)場合は、三役のうちの1名(公認サークルでない場合は代表者)が、必要事項を記入の上、開催日の1か月前までに学生生活課に到着するよう、メールまたは郵送で提出してください。開催日の1か月前が事務所閉室日の場合、閉室日の前日までに提出してください。
  • 開催の可否を申請者宛にメールにて回答します。承認のないもの、提出締切日を過ぎたものは開催が認められません。
  • 申請が必要な学内外で開催するイベント・公演等の対象範囲は以下のとおりです。集客を伴わないオンライン開催の場合も申請してください。
    ①サークル単体、複数サークルが主催・共催するイベント・大会・公演・講演等
    ②他大学サークルやOB・OG、連盟・企業等、法人格を持った団体と共催するイベント・大会・公演・講演等
  • イベント・公演等が認められ、キャンパス外で開催する場合は、別紙「(通常活動用)合宿・遠征届」を提出してください。イベント・公演等の開催のためやむを得ず宿泊が伴う場合は、別紙「大会・イベント等への参加等に伴う宿泊申請書」を提出してください。

B:(大会・イベント等参加用)合宿・遠征届

  • 大会・イベント等に参加する場合は、三役のうちの1名(公認サークルでない場合は代表者)が必要事項を入力の上、活動日の14日前までに学生生活課に到着するよう、メールまたは郵送で提出してください。活動日の14日前が事務所閉室日の場合、閉室日の前日までに提出してください。
  • 参加の可否を申請者宛にメールにて回答します。承認のないもの、提出締切日を過ぎたものは参加が認められません。

C:大会・イベント等への参加等に伴う宿泊申請書

  • 事前に大学の承認を得た大会・イベント等への参加あるいは主催・共催にあたり、やむを得ず宿泊が必要な場合、必要事項を入力の上、活動・開催日の14日前までに学生生活課に到着するよう提出し、必ず事前の承認を得てください。活動・開催日の14日前が事務所閉室日の場合、閉室日の前日までに提出してください。
  • 宿泊の可否を申請者宛にメールにて回答します。承認のないもの、提出締切を過ぎたものの宿泊は認められません。
  • 別途、上記Aを開催日の1か月前までに、もしくはBを活動日の14日前までに学生生活課に提出してください。

D:(通常活動用)合宿・遠征届

  • キャンパス外で、通常の活動を実施する場合は、三役のうちの1名(公認サークルでない場合は代表者)が必要事項を入力の上、活動日の7日前までに学生生活課に到着するよう、メールまたは郵送で提出してください。活動日の7日前が事務所閉室日の場合、閉室日の前日までに提出してください。提出期限日を過ぎた申請は認められません。
  • 申請内容に不備のあった場合のみ学生生活課から返信をします。
  • 上記Cの対象とならないサークル合宿や宿泊を伴う遠征は、実施できません。

E:学生会館施設利用チェックリスト・同意書

  • 学生会館の予約貸出施設を利用する場合に提出してください。
  • 学生会館の予約貸出施設(練習室・会議室等)の利用承認を受けた者(団体代表者)または、その委任を受けた当日の利用責任者が、利用開始時に必ずインフォメーションまでご提出ください。提出期限日を過ぎた申請は認められません。

F:学内外での課外活動における参加者一覧表・活動内容記録表

  • 感染者が発生した際に濃厚接触者の特定を速やかに行うため、活動日ごとに代表者は参加者の一覧を作成し、参加者は各自の使用施設・移動ルート・接触者等の情報を記録してください。

参加者一覧表

  • 活動日当日までに代表者が作成の上、活動日から2か月間、代表者が保管してください。(大学が提出を求める場合があります)

活動内容記録表

  • 活動の参加者ひとりひとりが作成の上、活動日から2か月間、参加者個人が保管してください。(大学が提出を求める場合があります)

G:検査結果報告書

  • 集客を伴うイベント等を実施する際には、出演者・参加者ともにマスクを着用することを原則としますが、楽器を演奏する等、物理的にマスクを着用することが難しい活動や、成果発表内容の演出等の都合により出演者のマスク着用が難しい場合は、マスク非着用者全員が、イベント実施日の4日~2日前までの間に、PCR検査あるいは抗原検査による陰性確認を行うことで、本番中のマスク非着用を認めます。
  • 必ずイベント実施前に、「検査結果報告書」を提出してください。土日・祝日は事務所が閉室しています。事務所開室時間を厳守してください。

イベント実施報告書

  • 本書類は、所定の期間に課外活動補助金計画申請書を提出し、課外活動補助金コース・年間予算額・対象イベントが決定しているサークルのみ提出が必要な書類です。
  • 適正な領収書を貼付し、必要情報を記入の上、各イベントの「事後処理」日から1ヶ月以内に学生生活課へ提出してください(例:「事後処理」日が11月23日の場合、提出期限は12月22日です。提出期限日が事務所閉室日の場合、直前の事務所開室日までに提出してください)。
  • 作成にあたっては、「課外活動補助金申請要項」で注意事項を十分に確認し、不備のないよう作成してください。領収書の要件を満たさない場合や必要な情報が不足している場合は、査定対象外となります。
  • この報告書は活動報告書を兼ねています。
  • イベント実施報告書には「領収書の原本」を貼付する必要があるため、メール添付での提出は認められません。郵送または学生生活課3番カウンターに提出となります

活動報告書

サークル活動でイベント(講演会・ライブ・討論会・発表会 ・勉強会など)を行った場合は、イベント実施終了後1カ月以内に必ず「活動報告書」を提出をしてください。部室利用や補助金申請の要件となりますので、忘れずに必ず提出してください。

なお、「合宿・遠征届」「イベント実施報告書」は、活動報告書の役割を兼ねています。

  • 活動報告書 → 活動報告
  • イベント実施報告書  → 活動報告 + 対象イベントの補助金の申請
  • 合宿・遠征届 → 活動報告

届出事項変更願

年度の途中で会長/幹事長/副幹事長/会計が交代する場合は、速やかに「届出事項変更願」を提出してください。

  • 年度末(3月)等に会長が退職される場合は、サークル公認資格継続手続きを待たず、会長ご退職日までに「届出事項変更願」を提出してください。

登録(未公認)サークルの申請

無届団体は、MyWasedaの申請フォームから申請してください。

銀行口座振込依頼書

課外活動補助金を申請し、サークル名義の銀行口座を登録していないサークルは本書類を提出してください。また、サークル名義の銀行口座を変更したサークルも、提出が必要となります。

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