在留期間の更新について / Regarding the Extension of Period of Stay

在留期間の更新について〖2026.7更新〗
Regarding the Extension of Period of Stay (Updated: July 2026)

在留期間を更新するためには、大学の押印のある「所属機関等作成用」（学生によっては「各種確認書」も）の申請書を受け取ってから、ご自身で出入国在留管理局（以下、入管庁といいます）に申請します。大学発行の申請書を受け取るには、まず学生自身で必要書類一式を紙媒体にて揃えたうえで、それらの書類を写真に撮り（スキャンし）、こちらの申請フォーム（MyWasedaへのログインが必要です）からデータでIPS事務所に提出する必要があります。

To extend your period of stay, you must apply in person to the Immigration Services Agency of Japan after receiving the “For organization, etc.” section of the application form with the university seal from the IPS Office. Some students may also be required to submit a “Confirmation Form.” To receive the form(s) issued by the university, you must first prepare all required documents in paper format, then take photos of them or scan them, and submit the data to the IPS Office through this application form (MyWaseda login required).

在留期間の更新は、在留カードに記載されている満了日の3か月前から可能です。満了日を1日でも過ぎると不法滞在となりますので、満了日までに必ず入管庁で在留期間更新の申請を行ってください。

You may apply for an extension of your period of stay from three months before the expiration date stated on your Residence Card. If even one day passes after the expiration date, you will be considered to be staying in Japan illegally. Be sure to apply for the extension at the Immigration Services Agency of Japan before the expiration date.

早稲田大学では「留学」の在留資格の期間更新のみ対応しています。

Waseda University only handles applications for extension of the period of stay for “Student” status of residence.

早稲田大学VISA STATUSもご覧ください。
Please also refer to Waseda University VISA STATUS.

提出書類
Required Documents

期間更新の申請には、以下に挙げる提出書類を入管庁に提出する必要があります。

To apply for an extension of your period of stay, you must submit the documents listed below to the Immigration Services Agency of Japan.

まず以下の書類の1・2・3・4・5（延長生は8も）を紙媒体で揃えたうえで、それらを写真に撮り（スキャンし）、IPS事務所にこちらの申請フォーム（MyWasedaへのログインが必要です）からデータで提出してください。英語能力証明書をお持ちの方は、「各種確認書」作成のための確認資料として、あわせて申請フォームに添付してください。書類に不備の無い方にはIPS事務所からメールで連絡しますので、1の書類の「所属機関等作成用」（学生によっては「各種確認書」も）を引き取りに来てください。その後、6の書類（該当者は7の書類も）を紙媒体で揃えたうえで、ご自身で入管庁に赴き、在留期間更新の手続きを行ってください。

First, prepare hard copies of Documents 1, 2, 3, 4, and 5 below. Extended students must also prepare Document 8. Then, take photos of the documents or scan them, and submit the data to the IPS Office through this application form (MyWaseda login required). If you have a certificate of English language proficiency, please also attach it to the application form as supporting material for the IPS Office to prepare the “Confirmation Form.” If there are no deficiencies in your documents, the IPS Office will contact you by email. Please then come to the IPS Office to pick up the “For organization, etc.” section of Document 1. Some students may also be required to pick up a “Confirmation Form.” After that, please prepare a hard copy of Document 6 and, if applicable, Document 7, and go to the Immigration Services Agency of Japan in person to complete the application procedure for extension of your period of stay.

1. 在留期間更新許可申請書
1. Application for Extension of Period of Stay

在留期間更新許可申請書
Application for Extension of Period of Stay

在留期間更新許可申請書　記入例（PDF）
Sample of Completed Application Form (PDF)

• 「申請人等作成用」3枚に、必要事項を全て記入してください。必ず記入例を参照しながら記入してください。
  Fill in all required fields on the three pages of the “For applicant, etc.” section. Be sure to refer to the sample when completing the form.
• 顔写真については、撮影後6か月以内の写真1枚を貼り付けてください。写真は写真用紙に印刷されたものを適切な大きさに切り抜き、申請書に貼ることが必要です。
  Attach one photo taken within the past six months. The photo must be printed on photo paper, cut to the proper size, and affixed to the application form.
• 手書きの場合、黒のペンで記入すること。フリクション等、消せるペンは不可。
  If completing the form by hand, use a black pen. Erasable pens, such as Frixion pens, are not accepted.
• 両面印刷不可。必ず片面で印刷してください。
  Double-sided printing is not accepted. Be sure to print on one side only.
• 入管庁へは上記の申請書（3枚）に、大学発行の「所属機関等作成用」2枚を加えた、計5枚を提出する必要があります。「所属機関等作成用」は、上述のとおり、申請フォームにて必要書類を不備無く揃えていることが確認できた方に対して、IPS事務所よりお渡しするものとなります。
  When submitting your application to the Immigration Services Agency of Japan, you must submit a total of five pages: the three pages of the “For applicant, etc.” section and the two pages of the “For organization, etc.” section issued by the university. As stated above, the “For organization, etc.” section will be provided by the IPS Office only after it has been confirmed through the application form that all required documents have been submitted without deficiencies.
• 日本国内の他大学・日本語学校等からIPSに入学した学生など、一部の学生については「各種確認書」が必要なため、IPS発行の「各種確認書」も「所属機関等作成用」とあわせてお渡ししますので一緒に入管庁に提出してください。
  Some students, such as those who entered IPS after attending another university, Japanese language school, or other institution in Japan, are required to submit a “Confirmation Form.” In such cases, the IPS Office will provide the university-issued “Confirmation Form” together with the “For organization, etc.” section. Please submit both documents to the Immigration Services Agency of Japan.
• 英語能力証明書をお持ちの方は、「各種確認書」作成のための確認資料として、申請フォームに添付してください。
  If you have a certificate of English language proficiency, please attach it to the application form as supporting material for the IPS Office to prepare the “Confirmation Form.”

2. パスポート、在留カード、学生証（住所が在留カードと同じであること）
2. Passport, Residence Card, and Student ID Card (the address must match the address on your Residence Card)

• 入管庁では原本を提示するのみです。（回収されません）
  You only need to present the original documents at the Immigration Services Agency of Japan. They will not be collected.

3. 成績証明書（宛名指定のオンライン送付デジタル証明書は不可）
3. Transcript of Academic Record (online-delivered digital certificates sent to a designated recipient are not acceptable)

• （新入生）入学直後の申請には、入学前に所属していた日本の学校の成績証明書が必要です。
  For new students applying immediately after enrollment, a transcript from the school in Japan that you attended before entering Waseda University is required.
• 日本語学校の場合は、日本語学校の成績証明書および出席証明書が必要です。
  If you attended a Japanese language school, both a transcript and a certificate of attendance from the Japanese language school are required.
• 研究生や科目等履修生の場合は、研究内容や聴講科目および時間数等を証明するものが必要です。
  If you were a Research Student or Non-Degree Student, documents certifying your research content, courses taken, number of class hours, etc. are required.
• 発行日から3ヶ月以内のもののみ有効です。
  Only certificates issued within the last three months are valid.
• 早稲田大学の証明書は証明書発行サービス（オンライン申請）を利用できます。詳しくはこちら。
  Waseda University certificates can be requested through the Certificate Issuance Service (online application). For details, please see here.

4. 在学証明書（宛名指定のオンライン送付デジタル証明書は不可）
4. Certificate of Enrollment (online-delivered digital certificates sent to a designated recipient are not acceptable)

• 発行日から3ヶ月以内のもののみ有効です。
  Only certificates issued within the last three months are valid.
• 早稲田大学の証明書は証明書発行サービス（オンライン申請）を利用できます。詳しくはこちら。
  Waseda University certificates can be requested through the Certificate Issuance Service (online application). For details, please see here.

5. 経費説明書（所定の用紙を使用すること。大学確認用。入管庁への提出は不要です。）
5. Description of Expenses (use the designated form; for university verification only; not required for submission to the Immigration Services Agency of Japan)

（Japanese version） PDF / Word
（English version） PDF / Word

• 通帳の記録や奨学金の証明書等の、概ね過去1年間の実績をもとに、滞在費（学費＋生活費）を支弁方法別に分けて記入してください。ただし、新たに奨学金を受給する予定など、変更がある場合は変更後の予定を書いてください。本書面に記入した内容は、在留期間更新許可申請書の「22．滞在費の支弁方法等」と一致するようにしてください。
  Based on your bankbook records, scholarship certificates, etc. for approximately the past year, enter the expenses for your stay in Japan (tuition and living expenses) separately by method of payment. If there will be any changes, such as plans to receive a new scholarship, enter the plan after the change. The information entered in this form must be consistent with “22. Method of support to pay for expenses while in Japan” on the Application for Extension of Period of Stay.
• 預金残高証明書等は、IPS事務所に提出する必要はありません。この用紙のみを記入し、IPS事務所に提出してください。ただし、入管庁から預金残高証明書等の提出を求められた場合は、すぐに対応してください。
  You do not need to submit a certificate of bank balance or similar documents to the IPS Office. Please complete and submit only this form to the IPS Office. However, if the Immigration Services Agency of Japan requests a certificate of bank balance or other documents, please respond promptly.

6. 提出書類一覧表（入管庁への提出のみ必要。大学への提出は不要です。）
6. List of Documents to Submit (required only for submission to the Immigration Services Agency of Japan; not required for submission to the university)

PDF (Japanese only) / Excel (Japanese only)

提出書類一覧表記入例（PDF）
Translation and Entry Example for List of Documents to Submit (PDF)

• 記入例を見て、一覧表の中で提出が必要な書類には「有」、提出する必要がないものには「無」を〇で囲んでください。IPS在学中の経費に関する書類で、提出が必要な書類がある場合は、後述の「7」のとおり書類を揃え、入管庁に提出してください。
  Refer to the entry example and circle “有 (Yes)” for documents that you will submit and “無 (No)” for documents that you do not need to submit on the list. If any financial documents related to your enrollment at IPS are required, prepare the documents as described in item 7 below and submit them to the Immigration Services Agency of Japan.
• 状況に応じて入管庁よりさらに追加書類を求められる場合があります。
  Additional documents may be requested by the Immigration Services Agency of Japan depending on your individual circumstances.

7. 経費に関する書類　該当者のみ（入管庁への提出のみ必要。大学への提出は不要です。）
7. Documents Related to Expenses, if applicable (required only for submission to the Immigration Services Agency of Japan; not required for submission to the university)

提出が必要となるのは以下の場合です。
These documents are required in the following cases:

1. 資格外活動で違反があり、直近の在留期間更新許可申請時に入管に注意を受けた場合
   If you violated the conditions of permission to engage in activity other than that permitted under your status of residence and were cautioned by the Immigration Services Agency of Japan at the time of your most recent application for extension of period of stay
   → 提出書類については「6．提出書類一覧表」を見てください。
   → For the required documents, refer to “6. List of Documents to Submit.”
2. 直近の在留諸申請時から経費支弁者が変更となった場合
   If your financial sponsor has changed since your most recent residence-related application
   → 新しい経費支弁者との関係を明らかにする資料（親子関係証明書等）が必要となります。ただし、経費支弁者が他の人から自分自身に変わった場合は、資料の提出は不要です。
   → Documents showing your relationship with the new financial sponsor, such as a certificate proving the parent-child relationship, are required. However, if your financial sponsor changed from another person to yourself, no such documents are required.
3. 直近の在留諸申請時以降、新たに奨学金の給付を受ける場合（国費を除く）
   If you have newly started receiving a scholarship after your most recent residence-related application (excluding Japanese Government scholarships)
   → 奨学金受給証明書と、奨学金を受け取っていることがわかる通帳のページの写しやオンライン通帳のスクリーンショットの写しの提出が求められます。
   → You will be required to submit a scholarship certificate and a copy of the relevant bankbook page or a screenshot of your online bankbook showing that you have received the scholarship.

学内奨学金の証明書の申請については、以下のサイトを参照してください。
For information on how to apply for certificates for Waseda University scholarships, please refer to the following website.

早稲田大学 奨学課 よくある質問
Scholarships, Waseda University

8. 延長生に関する書類
8. Documents for Extended Students

延長生となったことで留学ビザの延長が必要になった場合は、以下の2点の追加書類を上記の申請フォームからIPS事務所に提出することが必要です（入管庁からは原本の提出が求められる可能性があります）。

If you need to extend your Student status of residence because you have become an extended student, you must submit the following two additional documents to the IPS Office through the application form above. Please note that the Immigration Services Agency of Japan may request the original documents.

1. 理由書（申請者本人が作成。A4用紙／書式自由。申請者の署名と印鑑が必要。）
   Letter of Explanation (to be prepared by the applicant; A4 size; free format; the applicant’s signature and seal are required)
2. 指導担当教員による修了までの学習計画書（指導教員が作成。A4用紙／書式自由。計画書には必ず修了予定日を含めること。指導教員の署名と印鑑が必要。）
   Study Plan Until Completion Prepared by the Academic Advisor (to be prepared by the academic advisor; A4 size; free format; the expected completion date must be included; the academic advisor’s signature and seal are required)

【最重要】新しい在留カードを受け取ったら、在留資格の情報を14日以内に以下のResidency Check Formより大学に届け出てください。
[Important] Once you receive your new Residence Card, you must report your updated residence status information to the university within 14 days through the Residency Check Form below.

• 在留カードについては、表面・裏面の写真または画像データではなく「在留カード等読取アプリケーション」で読み取った画面のスクリーンショットを提出してください。
  For your Residence Card, please submit a screenshot of the information displayed after scanning the card using the Residence Card Reader Application. Do not submit photos or image data of the front and back of your Residence Card.

◆ 在留資格情報提出フォーム：New Residency Check Form（Waseda IDでログイン）（14日以内）
◆ Residency Status Information Submission Form: New Residency Check Form (Waseda ID login required) (within 14 days)

（ご参考）福岡出入国在留管理局（入管庁）北九州出張所について
Reference: Fukuoka Immigration Services Agency of Japan, Kitakyushu Branch Office

住所：北九州市小倉北区城内5-1 小倉合同庁舎 4階
Address: 4th Floor, Kokura Joint Government Building, 5-1 Jounai, Kokurakita-ku, Kitakyushu City

Website: http://www.immi-moj.go.jp/soshiki/kikou/fukuoka.html
Phone: 093-582-6915
Fax: 093-582-5935