Waseda Portal Office早稲田ポータルオフィス

教務事務業務検討チームとは、教務事務に関する「現行制度・業務の見直し」「業務研修サポート」「新規サービス検討」等の機能強化を図るため、2007年11月に設置された職員により構成される検討グループです。学部・研究科事務所の職員を中心に、学務業務担当者だけでなく様々な箇所からメンバーが集まり、アイデアを出し合いながら、全学的な視野に立った取り組みを企画・立案しています。

業務マニュアルのブラッシュアップ

学務業務に関する職員向け業務マニュアル（Webマニュアル）を作成し、2009年12月に全学リリースしました。学籍管理、学費管理、学科目配当、教員人事、科目登録処理、試験管理、成績管理、資格管理など、全ての学務業務についての概要や業務手順、データ設定に関する情報が網羅されており、学務業務を担当する全職員が日常的に参照しています。毎年、全記事の内容をチェックすることで、制度や運用の変更にも対応し、ブラッシュアップを続けています。

各種業務研修の実施

教務事務業務を体系的に理解し、円滑に業務できるよう、恒常的に実施できる職員研修や各種勉強会プログラムを企画・実施しています。2020年度には、ほぼ全ての研修をオンデマンドでも受講できるよう、収録してWaseda Moodleに公開しました。

現行制度・運用の改善

教務事務に関する様々な制度・運用について、全学的な視野から検討し、改善提案を毎年数多く行っています。教務事務業務検討チームの提案により、学術院毎に異なっていた運用、手続きの統一が進むなど、業務の標準化、効率化につながっています。

チームメンバーへの効果

• 参加したメンバー自身の業務理解度が向上し、業務改善意欲の向上につながっています。
• 各種研修などの企画・実施に関わることで、全学的な視点で活動できる職員の育成につながっています。

チームの活動成果を受けた職員の効果

• 初任者であっても、マニュアルの活用や研修の受講により業務スキルが向上し、より安心して業務にあたることができるようになりました。
• チームの恩恵を受けた職員が次年度もチームに参加し、業務改善のサイクルが確立しています。

大学全体への効果

• 学務業務の標準化、各箇所での引き継ぎの平準化、効率化、業務の正確性の向上につながっています。
• 他業務担当者からも注目を集め、大学全体の業務整理のパイロットケースとなっています。
• 他大学からの視察が増えるなど、広く学外からも注目されるプロジェクトになっています。