Waseda Portal Office早稲田ポータルオフィス

早稲田ポータルオフィスでは、2014年度より、早稲田キャンパス内の各学術院事務所の学生窓口対応について、段階的に早稲田ポータルオフィスへの集約化を進めてきました。
窓口集中化は、本学が職員業務構造改革検討WG（※1）を中心として、【業務の方法や組織のあり方等を見直し、限られた人的資源を有効に活用することによって、業務の効率化、大学に求められる機能の実現を目指し、業務構造改革を行い、教育研究および学生支援等の向上を図る】事を目的として立案されたプロジェクトです。
※1：Waseda　Vision 150 核心戦略「10.教職員の役割と評価の明確化」関連プロジェクト

2007年度から進めてきた教務事務支援推進プロジェクトに加え、学生窓口対応の一部を早稲田ポータルオフィスに集約化することにより、業務のさらなる標準化・効率化の実現、学生サービスの向上、および学術院事務所における教員対応ならびに執行部支援機能強化が目指されました。

早稲田キャンパス窓口集中化プロジェクト　イメージ図

学生窓口対応については、拾得物対応や全学共通設置科目の履修相談対応、入試試験期間中の臨時事務所運営など、一部を早稲田ポータルオフィスで行っていたものの、各学術院で対応している学生窓口対応業務も多く、早稲田ポータルオフィスに集約可能な学生窓口対応を検討し、早稲田ポータルオフィスへの業務集約を進めてきました。

1．窓口集中化の方針

集中化と一口に言っても、全ての窓口業務を集約すること自体を目的とせず、「学生（利用者）にとって早稲田ポータルオフィスが窓口対応する事でメリットがあるか」を第一に考え、その上で、「業務やセキュリティの性質上、各学術院事務所の職員が責任を持って対応すべき内容ではないか」、「繁忙期など早稲田ポータルオフィスが実際にを集約する余力があるか」等を踏まえ、集約の可否について検討を行ってきました。
また、教務事務業務推進プロジェクトと同様、マニュアル化（定型化）出来る業務のみを対象とし、個別判断を要する業務、学生への指導が伴う業務、学術院の方針や政策に直結するような非定型業務は集約の範囲外としています。

2．主な委託業務

窓口集中化の主な業務は以下の通りです。

• 各種証明書発行の受付、発行、配付（※2022年度より全学共通の証明書は全学術院に対象を拡大）
• 学割証、通学証明書発行
• 学生証再発行の受付、学生証配付
• 学生証裏面シールの出力・配付
• 学生・校友への書類・物品のお渡し
• 学生・校友から提出される書類・物品の受付
• 奨学金サインアップ受付（学習奨励費・JASSO・国費等）
• 学費額証明書発行願の受付、配付
• 学費口座変更書類配付
• 各種変更申請受付（学生本人の住所変更案内・保護者等変更／住所変更・学費負担者変更／住所変更）

3．窓口集中化の実行スケジュール

教務事務支援推進プロジェクトと異なり、窓口集中化は「早稲田キャンパス」内の学術院（学部・研究科）が対象となります。早稲田キャンパス以外のキャンパス（戸山、西早稲田、所沢等）については、すでに各キャンパスで、窓口対応が集約されていることや、学生の利便性、早稲田ポータルオフィスのキャパシティの都合等により、現状では集中化の対象に含まれていません。
「早稲田キャンパス」窓口集中化は、2014年度の政治経済学術院および商学部によるトライアル実施から始まり、2017年度までに早稲田キャンパス内の全学術院（一部研究科を除く）に対象を拡大することができました。

1．利用者の利便性の向上

• 学生にとっては所属学術院事務所、早稲田ポータルオフィスの両方でサービスが受けられるため、学術院事務所が閉室している時間帯（平日夜間、土曜日等）でも早稲田ポータルオフィスで手続きが可能となり、サービス提供時間の拡大、利用者の利便性向上が実現しています。
• 早稲田ポータルオフィスには、学内の様々な情報が集約しているため、利用者に対するワンストップサービスを提供出来ています。

2．窓口業務の標準化、ドキュメント化の推進

• 学術院ごとに異なる手順で対応していた窓口業務を、早稲田ポータルオフィスが集中化に際し、各学術院の手順を比較検討、整理することで、各窓口業務の対応手順の標準化や、各種申請書の様式（フォーマット）の統一が実現しています。
• 窓口業務の対応手順のドキュメント化を徹底する事で、業務ノウハウが属人的ではなくなり、どのスタッフでも対応が可能となっています。

3. 業務集約範囲の拡大による学術院業務の軽減

• 早稲田ポータルオフィスが学術院の窓口対応の一部を請け負うことで、学術院事務所の業務負荷の軽減につながっています。
• 証明書発行関連業務については、窓口集中化で蓄積されたノウハウや標準化された業務手順が、全学術院を対象とした証明書オンライン申請（2021年2月開始。早稲田ポータルオフィスにて証明書発行・郵送作業を対応）や、証明書窓口発行の全学術院への展開（2022年3月開始）にもつながっています。

4．職員人材育成、組織力向上への貢献

• 学術院事務所で、創出された余力を以って、学生サービスのさらなる向上や教員、執行部支援機能の強化を目指していくことが期待されています。
• 窓口集中化で蓄積されたノウハウや統一された対応手順等は、教務事務業務検討チームとも連携し、早稲田キャンパスのみならず全学的な業務標準化の検討にもつなげています。学生にとって分かりやすい案内、分かりやすい手続きを目指して、関連箇所が一体となって検討を進めることで、職員人材育成、組織力向上へつながると期待されています。