教務事務業務検討チーム

公募で集まった職員による「教務事務業務検討チーム」が、全学の教務事務の共通の課題解決のために活動しており、早稲田ポータルオフィスがその事務局機能を担っています。

本チームは、教務事務に関する「現行制度・業務の見直し」「業務研修サポート」「新規サービス検討」等の機能強化を図るため、2007年11月に設置されたもので、学務業務担当者だけでなく様々な箇所からメンバーが集まり、アイデアを出し合い、全学的な視野に立った取り組みを企画・立案しています。
その内容の実行が2008年4月30日部長会にて了承されました。

第八期(2014年度)

主に以下の活動を実施しました。

マニュアルのブラッシュアップ

職員業務マニュアル(学務業務)の内容のブラッシュアップや記事の新規作成を行いました。

各種研修の実施

職員業務マニュアル(学務業務)およびスキル基準表に準拠した各種研修会や意見交換会の企画・立案から実施までを行いました。以下が実施した研修会および意見交換会です。

■システム関連

  • 2014/7/17 Access 初任者向け 研修会
  • 2015/6/26 Access レポート 研修会

■学籍・学費業務関連

  • 2014/7/31  学籍業務 初任者 研修会
  • 2014/10/9 学費業務 研修会
  • 2014/12/8 新入生処理業務 研修会

■科目業務関連

  • 2014/8/7  科目業務 初任者向け 研修会
  • 2014/12/12 科目業務 中級者向け 研修会

■成績業務関連

  • 2014/8/4  成績業務 初任者向け 研修会
  • 2014/12/5 成績業務 中級者向け 研修会

■規約関連

  • 2015/1/16 テーマに基づく大学に関する法令および本学規約の研修会

現行制度、運用の改善

  • 学外からの学生情報への問い合わせ対応について全箇所均一な対応をできるように検討/提案しました。
  • 学費請求関連書類の英語対応に向けた文書の見直しを行いました。
  • 地域交流フォーラムにおける個別面談内容の箇所へのフィードバックについて提案し実現しました。
  • GPA制度導入以前の入学者からGPA証明書発行申請があった場合の対応についてルールを統一しました。
  • 卒業見込証明書発行期間の統一案を検討/提案しました。
  • 学術院Webサイト在学生向けページの全学統一構成案、新ポータルサイト(My Waseda)メニューの検討/提案をしました。
  • 「他学部聴講」「他研究科聴講」名称変更を提案し、実現しました。
  • 各箇所に学科目関連スケジュールに関するアンケートを実施しました。

第八期メンバー 教務(長谷部・山田)、GEC(菊池・翠川)、入学C(牧井)、財務(阿部・上田)
人事(三宮)、政経(鈴木)、法(篠原)、文学(池内・松橋)
商(岸・古閑・玉井・関口)、理工(可児・大木・池内)
社学(芦澤・矢作・羽深)、学院(中川)、情企(佐藤・竹迫・平井・本田・鳴澤)
WPO(根本・草野・浜島・藤澤・星野)

 

第七期(2013年度)

主に以下の活動を実施しました。

マニュアルのブラッシュアップ

職員業務マニュアル(学務業務)の内容のブラッシュアップや記事の新規作成を行いました。

各種研修の実施

職員業務マニュアル(学務業務)およびスキル基準表に準拠した各種研修会や意見交換会の企画・立案から実施までを行いました。以下が実施した研修会および意見交換会です。

■システム関連

  • 2013/7/17 Access 初任者向け 研修会
  • 2013/12/2 情報収集・発信 研修会
  • 2014/5/27 Access レポート 研修会

■学籍・学費業務関連

  • 2013/9/12  学籍業務 初任者 研修会
  • 2013/10/30 学費業務 研修会
  • 2013/11/25 学籍・科目・成績担当者向け 研修会
  • 2013/12/12 新入生処理業務 研修会

■科目業務関連

  • 2013/9/6  科目業務 初任者向け 研修会
  • 2013/12/13 科目業務 中級者向け 研修会

■成績業務関連

  • 2013/8/2  成績業務 初任者向け 研修会
  • 2013/11/22 成績担当者 意見交換会
  • 2014/1/20  成績業務 中級者向け 研修会

■大学院関連

  • 2013/12/16 大学院業務 研修会

現行制度、運用の改善

  • 博士課程修了証明書および学位論文受理証明書を全学的に発行できるように検討/提案しました。
  • 地域交流フォーラムにおける個別面談内容を箇所へフィードバックできるように運用変更を検討/提案しました。
  • 年度末年度始の各種アンケートを集約して実施できるようにしました。
  • 委任状の書式および運用ルールを統一しました。
  • 改姓名者の証明書発行時の「改姓名を証明する書類」の取扱いルールを統一しました。

第七期メンバー 教務(長谷部・山田・山手)、GEC(菊池)、入学C(牧井)、財務(阿部)
人事(井上)、政経(巌淵・吉武)、法(井崎・篠原)、文学(四宮・松橋)
教育(内田)、商(長尾・古閑・玉井・関口)、理工(阿部・岡崎・宿谷)
社学(芦澤・矢作)、所沢(具)、情企(上野・佐藤・竹迫・平井・本田)
WPO(根本・草野・浜島・藤澤・星野)

第六期(2012年度)

主に以下の活動を実施しました。

マニュアルのブラッシュアップ

職員業務マニュアル(学務業務)の内容を、学則・規約の改定や最新情報に合わせてブラッシュアップしました。また、一部の業務において、ITヘルプデスクへの問合せ分析を踏まえ、FAQを作成/公開しました。

各種研修の実施

職員業務マニュアル(学務業務)およびスキル基準表に準拠した各種研修、勉強会プログラムの企画・立案から実施までを行いました。以下が実施した研修会です。

■システム関連

  • 2012/7/5  Access 初任者向け 研修会
  • 2013/1/11 情報発信 研修会
  • 2013/5/21 Access レポート 研修会

■学科目業務関連

  • 2012/12/14 学科目業務 意見交換会

■科目業務関連

  • 2012/8/23 科目業務 初任者向け 研修会
  • 2012/12/7 科目業務 実践形式 研修会

■成績業務関連

  • 2012/8/7   成績業務 初任者向け 研修会
  • 2012/12/21 成績業務 中上級者向け 研修会

■大学院関連

  • 2012/8/31 大学院科目業務 初任者向け 研修会

現行制度、運用の改善

  • シラバスシステムの表示改善(授業で使用する言語を表示)を行いました。
  • 博士後期課程修了証明書について全学的に証明書を発行できるように検討/提案しました。
  • 全学術院の試験ページへリンクできるHPを作成/公開しました。
  • 学術院毎に異なっていた未済試験の運用の統一を始めました。
  • 学術院毎に異なっていた試験受験許可証(仮学生証)の様式を統一しました。

第六期メンバー

教務(山手・山田・杉本)、オープン(現GEC)(菊池)、財務(阿部)、人事(井上)
政経(巌淵・外)、法(篠原)、文学(松橋・四宮)、教育(佐藤・内田)
商(長谷部・安岡・古閑・関口)、理工(宿谷)、社学(矢作・芦澤)
MNC(現情企)(竹迫・上野・堀井・本田・平井)、WPO(根本・浜島・星野)

第五期(2011年度)

主に以下の活動を実施しました。

マニュアルのブラッシュアップ

第三期、第四期メンバーによって作成、公開された職員業務マニュアル(学務業務)の内容を、最新情報に合わせてさらにブラッシュアップを行いました。

各種研修の実施

職員向け業務マニュアル(学務業務)およびスキル基準表に準拠した各種研修、勉強会プログラムの企画立案から実施までを行いました。以下が実施した研修会です。

  • 6/28 Access初任者向け 研修会
  • 7/5 成績業務初任者向け 研修会
  • 8/31 科目業務 初任者向け 研修会
  • 12/2 学科目業務 研修会
  • 12/16 科目登録 実践形式 研修会
  • 12/26 学籍業務 一問一答式 研修会
  • 12/27 成績業務 中上級者向け研修会

現行制度、運用の改善

  • 教務事務業務検討チームからの提案により、学術院事務所では原則、夏季・冬季休業期間中の昼休みは開室となりました。
  • シラバスシステムの表示について、改善提案を行いました。
  • 全学のカウンター業務標準化に向けて、全学的な実態調査を開始しました。

第五期メンバー

教務(水澤・山手・林・杉本)、オープン(現GEC)(竹迫)、人事(宮澤)
政経(巌淵・外)、法(篠原)、文学(菊池・阿部・松橋)
教育(佐藤)、商(加藤)、理工(宿谷・中野)、社学(矢作・芦澤)
MNC(現情企)(牧井・上野・堀井・嘉指・本田・平井)
WPO(根本・浜島・星野)

第四期(2010年度)

第三期メンバーによって作成、公開された職員業務マニュアル(学務業務)の内容のブラッシュアップや記事の新規作成を行いました。
職員業務マニュアルの充実に合わせてスキル基準表のブラッシュアップを行いました。

第四期メンバー

教務(水澤・山手・木下・杉本)、オープン(現GEC)(竹迫)、人事(宮澤)
政経(金子・赤松・外)、法(阪下)、戸山(菊池・阿部・星野)
教育(進藤・佐藤)、社学(矢作・篠原)、所沢(安藤)
MNC(現情企)(牧井・上野・堀井・嘉指・本田・末松・平井)
WPO(根本・浜島)

第三期(2009年度)

第一期からの検討内容のうち、職員業務マニュアルの作成に着手し、2009年12月に全学リリースしました。 現在の業務スタイルに相応し新業務マニュアルを整備し、関係者全員の集合知となるような運用方法を定着させることを目指し、Blogシステムを利用しています。
また、大学全体でまとめている「スキル基準表」のうち学務係部分についての作成も行いました。


職員業務マニュアル

第三期メンバー 教務(大久保・木下・山手)、人事(三浦・野口)、政経(赤松・川合)
法(小泉・阪下)、戸山(菊池・國分)、教育(浜島)、社学(矢作・篠原)
所沢(篠田)、MNC(現情企)(上野・嘉指・柴山・末松・本田・牧井)
WPO(根本)

第二期(2008年度)

現在、学生参加型PJとして活動している「こうはいナビ」について、その職員スタッフを検討チームメンバーとして位置づけることで、「こうはいナビ」の活動も教務事務改善につながる活動としての目的の共有が図られました。

第二期メンバー 教務(木下・大野・太田)、人事(大前)、政経(阪本・近藤・川合)
法(上野・竹村)、戸山(三宮・西澤・國分・菊池)、教育(寺岡・浜島)
理工(若松・土地・小川)、所沢(藤澤)、
MNC(現情企)(適宜:永間、嘉指、柴山、本田、牧井、末松)
WPO(根本・小西)

第一期(2007年度)

Waseda Next125に基づき、職員の理想的な業務のあり方をテーマにWISDOMを実施し、以下の企画をまとめました。

  • 学生調査・教育プログラム調査
  • 大学職員スキルマップ
  • 業務の平準化を目指した業務分析とマニュアル整備
第一期メンバー 教務(福井・木下・大野・太田)、人事(三浦・大前)
政経(大石・阪本・近藤・川合)、法(上野)
戸山(西澤・三宮・國分)、教育(寺岡・松尾)
理工(小川・土地・若松)、社学(牧井・山手)
所沢(本田)、MNC(現情企)(永間・竹内・嘉指・根本)
WPO(天野・小西)

※教務事務業務検討チームの詳細はこちら

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