教務事務支援推進プロジェクト

早稲田大学では、教務部、人事部、MNC(現情報企画部)が一体となって、全学の教務事務を支援していく仕組みとして「教務事務支援推進プロジェクト」を2007年に立ち上げました。その教務事務支援の実行部隊は、早稲田ポータルオフィスが担っています。
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教務事務支援推進プロジェクト体制図

学術院事務所業務の標準化、効率化を目指して、各事務所で行うデータ設定、処理等を請け負い、職員業務を支援し、業務改善を促しています。

支援・業務委託範囲と進め方

1. 対象箇所

  • 2007年度後期~:教育・総合科学学術院、オープン教育センター、メディアネットワークセンター (現グローバルエデュケーションセンター)
  • 2008年度後期~:文学学術院、商学学術院、国際教養学部 を追加
  • 2009年度後期~:政治経済学術院、法学学術院、社会科学総合学術院 を追加
  • 2010年度後期~:理工学術院、人間科学学術院、スポーツ科学学術院 を追加
  • 2012年度後期~:日本語教育研究センターを追加
  • 2013年度前期~:人間科学部通信教育課程、国際コミュニケーション研究科を追加

2. 支援・業務委託範囲、方針

学科目配当、科目登録、成績業務等、教務事務業務のうち、教務事務システムを利用したデータ設定、データ処理について、業務処理工程図をもとに双方で相談して委託範囲を決定しています。教員、学生と直接やり取りが発生する業務、他箇所との調整、判断を要する業務、学術院の方針、政策に直結するような非定型的な業務は委託範囲とはしていません。

3. データ設定、データ処理以外の主な支援内容

  • 学術院事務所にて委託する業務の仕様をまとめる負担を軽減するために、共通の各種ヒアリングシートを用意しています。本シートは、教務事務の標準化、学術院事務所職員の業務理解にも貢献しています。
  • 事前に作業項目、内容を洗い出し、手順を前もって明確化するなど、スケジュール管理を徹底することで、処理漏れ、処理間違いを前もって防ぐようにしています。
  • WPOで独自のデータチェックツールを使用することで、処理の正確性が向上し、業務の効率化が図られています。
  • 処理内容、手順のドキュメント化を徹底し、WPOに蓄積されているノウハウを学術院事務所に適宜フィードバックすることで、学術院事務所のより一層の業務改善につなげています。

主な成果

1. 業務委託による業務負担の軽減

  • 学術院事務所の業務量の削減につながっています。
  • 処理を委託することで、学術院事務所で突発的な対応等が起こっても、必要な処理はきちんと進んでいる状態ができています。

2. 業務の標準化、ドキュメント化の推進

  • 教務事務の中心的な処理、データ設定をWPO1箇所で集中して処理することで、各学術院事務所の担当者間での情報共有だけでは拾いきれない学術院ごとの差異を比較でき、標準化のラインを明らかにすることができています。
  • 処理内容、手順のドキュメント化を徹底しており、業務ノウハウが属人的ではなくなってきています。
  • 標準化、ドキュメント化の進行にともない、職員のノウハウが個人のものから組織のものとなってきています。業務委託の推進によって、大学からノウハウがなくなることがなく、逆にノウハウが「広がる」イメージになっています。

3. 職員の業務理解の推進、業務改善意欲の醸成

  • 業務ノウハウが蓄積されているWPOにいつでも助けてもらえるという安心感から、学術院事務所での教務事務に対する漠然とした不安感はなくなってきています。
  • 業務ノウハウが蓄積されているWPOと学術院事務所とが一緒に作業項目を洗い出し、スケジューリングを行い、処理を進める形になっているため、学術院事務所担当者が初任者であっても不安感なく「正しい」業務理解が進んでいます。
  • 学術院事務所の担当者にとって、情報量が減ることで業務の全体像を理解しやすくなっています。
  • WPOにもノウハウがあることで、学術院事務所担当者同士で引き継ぐ情報量が減り、正確な引き継ぎを行いやすくなっています。
  • 業務の全体像の理解が進むことで、委託している処理の詳細にも関心が持てるようになり、そのことがさらなる業務理解につながっています。
  • 業務理解が進むことで、職員の業務改善意欲も増してきています。

4. 職員人材育成、組織力向上への貢献

  • 学術院事務所で創出された余力を以って、他箇所、他業務へ要員をシフトすることができています。
  • 学術院事務所でのOJT負担が軽減され、より正確な業務引き継ぎができるようになってきています。それによって、より充実したOJTを実施でき、職員同士でじっくり順序だてて、人材を育成していく土壌ができつつあります。
  • 業務の全体像がつかみやすくなり、学術院事務所では特定の職員に担当業務が集中してしまうことなく、効果的なジョブローテーションが進み、業務を個人でなく「組織」で対応できる形になってきています。
  • 業務委託は、スケジューリング、仕様の整理が不可欠であり、担当者間の連携も意識せざるを得なくなるため、自転車操業的、五月雨式な業務が改善されていくきっかけとなっています。
  • マニュアル化できる定型業務とマニュアル化できない非定型業務の切り分けを意識しながら業務の整理ができるようになってきています。
  • 複数学部、研究科を統合した事務所において、学部研究科ごとではなく、業務ごとに担当者をつけて業務を遂行する形態になってきており、そのことも業務の効率化、職員の余力創出につながっています。
  • WPOに蓄積されたノウハウ、創出された余力を生かし、業務改善意欲が増した職員がプロジェクト「教務事務業務検討チーム」に参加しています。業務マニュアルの整備、担当者同士の研修などを実施することで、職員個々の能力向上、組織力向上につながっています。

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