Wasedaメール(教職員向け)

Wasedaメールの利用マニュアルと活用のヒント

 

Wasedaメール(教職員向け)の利用マニュアル集

【全利用者】利用マニュアル

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【旧メールシステム(Waseda-netメール)利用者】システム移行利用マニュアル

Wasedaメール(教職員向け)移行簡易チェックガイド

【メールソフト利用者】システム移行利用マニュアル

【Webメール利用者】システム移行利用マニュアル

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【セカンドメール(Office365メール)利用者】システム移行利用マニュアル

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Wasedaメール(教職員向け)活用ヒント集

 電子メールの誤送信防止

遅延送信

Outlook on the Web でもGmailのように遅延送信を設定することが可能です。たいていの場合は、送信ボタンを押した後すぐに間違えに気づくことが多いため、遅延送信を設定しておけば事故を防ぐ確率は向上することと思います。
この設定を行うと、送信ボタンをクリック後、指定した時間だけメールが送信トレイに滞留し、その後本当に送信されます。設定方法の詳細については、ブログ記事「"Outlook on the Web で送信の取り消しが可能になりました(マイクロソフト コミュニティ)」を参照してください。

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 IMAPとPOPの違いと選択

メールソフトがサーバーからメールを受信する方式(プロトコル)として、予てより「POP(POP3)」が利用されてきましたが、近年は「IMAP(IMAP4)」に移行しつつあります。たとえば、Wasedaメール(学生・校友用)はIMAPのみに対応していたり、iPhoneやAndroidのようなモバイル端末のメールアプリではIMAPを標準方式として採用していたりと、最近のメールサービスやモバイル端末ではIMAPが主流となっています。

IMAPとPOPのどちらを選択するかは、既存環境や想定しているメールの利用法によって異なります。Wasedaメール(教職員用)のようにIMAPとPOPの両方に対応している場合は、どちらの方式を選択するかによって、その後の利便性や安全性に大きく関わってくることとなります。

IMAPとPOPの一番大きな違いは、IMAPがメールの実態をサーバー上へ残したまま一次的なキャッシュデータをメールソフトで参照する一方で、POPは利用しているメールソフトに実際のメールデータをダウンロードするという点にあります。ブラウザから利用できる最新のクラウドメールサービスのほとんどは、IMAPが使用されています。

IMAP通信の流れとメリット

IMAP(Internet Message Access Protocol:インターネット メッセージ アクセス プロトコル) は、メールサーバ上のメールにアクセスして操作するための通信規約です。メールソフトは一次的なキャッシュデータを保持するため、サーバとはオンラインでも、オフラインでも、いずれの状態でも利用可能です。IMAP4のほか、IMAP2、IMAP3などのバージョンがあります。
IMAPとは、サーバにあるメールを、パソコン等の端末からの操作を介して、サーバ上でメールを管理する仕組みとなります。

IMAP通信の流れ
  1. サーバへ接続
  2. ユーザの操作を基に(例えば新着メールの有無やメール本文などの)必要な情報を取得し、ユーザの端末にキャッシュとしてデータを保持
  3. ユーザの操作を基に、未既読状態や返信有無、削除状況などのサーバ上のテータのステータス処理を実行
  4. サーバから切断
IMAP通信のメリット
  • オンライン、オフラインいずれでも利用可能である。
  • オフライン操作は、サーバとオンライン接続した時点で反映できる。
  • 複数の端末からメール状態を一元管理することができるため、複数の端末で同じメールを読むことができる。
  • メールの一部のみを取得でき、ヘッダのみの取得、マルチパートのテキスト部分のみの取得といった操作が可能。このため、メールの一覧を確認するだけであれば、POPよりも素早く行えることもある。
  • メールはサーバに常時保存されるため、端末が壊れても、メールがなくなる心配がない。
  • メールソフトの仕様に依存するが、ユーザが利用する端末のディスク容量はPOPと比べると少ない傾向にある。

POP通信の流れとメリット

POP(Post Office Protocol:ポスト オフィス プロトコル)は、電子メールで使われる通信規約で、メールソフトを通じてメールサーバから自分のメールを取り出す時に使用します。現在は、改良されたPOP3 (POPバージョン3) が使用されています。
POPとは、サーバにあるメールをパソコン等の端末にダウンロードして、端末上でメールを管理する仕組みとなります。

POP通信の流れ
  1. サーバへ接続
  2. 全てのメールを受信・ダウンロード
  3. パソコン等の端末へ新着メールとして保存
  4. 受信メールをサーバから削除(メールソフトにより受信済メールの保管期間を任意に設定可能)
  5. サーバから切断
POP通信のメリット
  • 常時接続ではないネットワークアクセスにおいて有利である。
  • メールのローカルコピーを取得し、メールをオフラインで読むことができる。
  • メールフォルダ構成はメールソフトで独自に管理可能である。このためメール整理はIMAPより素早く行えることもある。
  • メールの一部のみを取得取得する手段は、メールソフトのオプション仕様に依存するものの、細かい設定が可能なこともある。

IMAPとPOPのどちらを選択すべきか

IMAPとPOPのどちらか良いか判断がつかない場合はIMAPの利用を推奨いたします。

IMAPを選択するケース
  • 複数のコンピュータでメールを管理したい。または、スマートフォンなどで外出先でもメールを見たい。
  • インターネットへの接続が常時行える環境がほとんどである。
  • サーバ容量の上限(100GB)に対して容量不足の問題がない。
  • 端末上のディスク容量の空きが少ない。
  • 端末の故障やデータのバックアップに懸念がある。
POPを選択するケース
  • 1台の端末しか使わない、または、メールを読む端末は一台に決めている。
  • Waseda-netメールはPOPのみが利用できるシステムだったため、Wasedaメール用のための設定変更の負担をなるべく軽くしたい。
  • メールを見たり削除するためには、常にサーバと通信を行う必要がないので、素早いメールの閲覧や整理を重視したい。
  • サーバ容量の上限(100GB)に達すると新しいメールを受信することができなくなるので、定期的に不要なメールを削除することが煩わしい。
  • メールを読む端末が壊れても、日常的にバックアップしているのでメールがなくなる心配はない。

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 Gmailを利用したWasedaメールの送受信

GmailはGoogleが提供するメールサービスですが、メールソフトのように他のアカウントの送受信の設定することが可能です。
この設定は7月24日の事前アクセスより設定可能です。

ただし、Gmailを利用したWasedaメールの送受信は、以下に挙げるようなセキュリティ上の問題に十分注意してご利用ください。

  • 個人用Gmailシステムにメールが保管されること
  • 個人用Gmailアカウントが盗用された場合、Wasedaメールが見られたり悪用されること
  • 上記に起因して情報漏えいがあった場合の被害状況の把握がより困難になること

受信設定

  1. 右上にある設定アイコン をクリックし、[設定] をクリックします。
  2. [アカウントとインポート] タブまたは [アカウント] タブをクリックします。
  3. [他のアカウントでメールを確認] で、[メール アカウントを追加する] をクリックします。
  4. Wasedaメールアドレス(~@waseda.jp, ~@~.waseda.jp)を入力し、[次へ] をクリックします。
  5. ユーザー名、パスワード、POPサーバー、ポートを入力します。
    [メールの取得にセキュリティで保護された接続(SSL)を使用する]のチェックボックスをオンにします。
    利用方法に応じて他のチェックボックスを設定してください。
    設定が完了したら、[アカウントを追加] をクリックします。

Gmailでの受信設定
メール アドレス Wasedaメールアドレス(~@waseda.jp, ~@~.waseda.jp)
ユーザー名 [Waseda ID]@o.waseda.jp
※メールアドレスとは異なります。
※WasedaIDはMyWasedaにログインする際に使用するIDです。
※WasedaIDを変更した際には、変更後に本設定を変更する必要があります。
パスワード MyWasedaのログインパスワード
受信メール サーバー 設定(POP) サーバー名: outlook.office365.com
ポート: 995
暗号化方法: SSL

 

送信設定

  1. 右上にある設定アイコン をクリックし、[設定] をクリックします。
  2. [アカウントとインポート] タブまたは [アカウント] タブをクリックします。
  3. [名前] で、[他のメール アドレスを追加] をクリックします。
  4. メールの送信に使用する名前とWasedaメールアドレス(~@waseda.jp, ~@~.waseda.jp)を入力します。
    [エイリアスとして扱います]のチェックは外してください。
    [次のステップ] をクリックします。
  5. SMTP サーバー、ポート、ユーザー名、パスワードを入力します。
    [TLS を使用したセキュリティで保護された接続(推奨)]を選択してください。
    設定が完了したら、[アカウントを追加] をクリックします。
  6. Gmailでの送信設定
    メール アドレス Wasedaメールアドレス(~@waseda.jp, ~@~.waseda.jp)
    ユーザー名 [Waseda ID]@o.waseda.jp
    ※メールアドレスとは異なります。
    ※WasedaIDはMyWasedaにログインする際に使用するIDです。
    ※WasedaIDを変更した際には、変更後に本設定を変更する必要があります。
    パスワード MyWasedaのログインパスワード
    送信メール サーバー 設定(SMTP) サーバー名: outlook-apacnorth.office365.com
    ポート: 587
    暗号化方法: TLS
    (認証方式:SMTP認証を使用する)

  7. ご利用の設定状況によっては以下の画面が表示されることがあります。
    この場合は、[はい]を選択し、[次へ] をクリックします。
  8. 送信アドレスを確認するため、設定したメールアドレスに確認メールを送信します。
    [確認メールの送信] をクリックします。
  9. 設定したメールアドレスに確認メールが届いたら、確認メール内のリンクをクリックするか、
    確認メール本文に記載されたの確認コードを入力し、[確認]をクリックします。

    [ウィンドウを閉じる] をクリックすると、送信設定が完了します。

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