サークル関係 提出必要書類について


2020年度の三点書類の扱いについて
  • 8月2日以降、「練習」を目的とした課外活動を実施する場合は、「【2020年度特別措置】8月2日以降通常活動用_合宿・遠征届」に必要事項を入力の上、活動日の7日前までにメールで学生生活課へ提出してください。
  • 2020年度「イベント実施報告書」・「活動報告書」の提出は、「2020年度公認サークルおよび課外活動補助金コース・予算」の発表後、11月末からの提出を予定しています。それ以前は提出を受け付けられませんので注意してください。

  • 学内外での課外活動における参加者一覧表・活動内容記録表

    新型コロナウイルス感染者が発生した際に濃厚接触者の特定を速やかに行うため、学内外で課外活動を実施するにあたり、課外活動を行う全ての個人・団体が作成・保管する必要のある書類です。

    <参加者一覧表>
    ・活動日当日までに代表者が作成の上、活動日から2か月間、代表者が保管(大学が提出を求める場合があります)
    <活動内容記録表>
    ・活動の参加者ひとりひとりが作成の上、活動日から2か月間、参加者個人が保管(大学が提出を求める場合があります)


    イベント実施報告書

    所定の期間に課外活動補助金計画申請書を提出し、課外活動補助金コース・予算が決定している公認サークル等が、その申請したイベントに対して補助金を申請する用紙です。
    必ずイベント活動終了日より1ヶ月以内に提出してください。なお、この報告書は活動報告書を兼ねています。


    合宿・遠征届※2019年10月改訂

    「合宿・遠征届」は、学外施設で活動を行う場合に提出する書類であり、早稲田大学学生補償制度(傷害補償)の申請手続きを兼ねています。合宿・遠征に限らず、通常の活動であっても学外施設で活動を行う場合には、活動日の7日前までにサークル三役のうち1名が合宿・遠征届を提出してください。

  • 「合宿・遠征届」は、早稲田大学学生補償制度(傷害補償)の申請の際にも必要となりますので、必ず参加者全員(本学生のみ)分を記入してください。
  • 「合宿・遠征届」の参加者名簿に名前が記入されていても、サークルの「会員名簿」に名前が載っていない場合は、早稲田大学学生補償制度の適用対象から外れます。「合宿・遠征届」の提出期限は、合宿・遠征出発の7日前までです。それまでに会員名簿も最新版となっている必要がありますので、提出期限に十分注意の上、時間に余裕をもって会員名簿を更新してください。
  • 「合宿・遠征届」は、活動報告を兼ねています。
  • 緊急時のために、保護者の電話番号等を取り纏めておいてください。
  • 「学生補償制度」ですべてのケガや事故が補償されるわけではありません。合宿や遠征、イベント実施の際は、その内容に鑑みて各自・各サークルで適宜保険へ加入するようにしてください。


  • サークル会員名簿(新規設立・継続申請手続き時用)

    公認サークル新規設立申請時および公認資格継続申請時に作成する名簿です。年度の途中でサークル会員の追加があった場合は、下記「追加用」の名簿を使用してください。会員の入退会手続きができるのは幹事長のみです。

  • 「氏名」欄は会員本人が捺印する必要があります。
  • 本名簿に記載された情報は、MyPortfolioに反映されることになります。
  • 「合宿・遠征届」の参加者名簿に名前が記入されていても、この「会員名簿」または下記「追加用会員名簿」に氏名が載っていない場合は、早稲田大学学生補償制度の適用対象から外れます。「合宿・遠征届」の提出期限は、合宿・遠征出発の7日前までです。それまでに会員名簿も最新版となっている必要がありますので、提出期限に十分注意の上、時間に余裕をもって会員名簿を更新してください。
  • 部室登録の際にデータで提出する名簿は、この「会員名簿」と扱いが異なります。それぞれの手続き、提出が必要です。


  • 追加用サークル会員名簿

    年度の途中でサークル会員の追加があった場合は、速やかにこちらの「追加用サークル会員名簿」に追加分のみ記入して提出してください。会員の入退会手続きができるのは幹事長のみです。

  • 作成要領は、サークル会員名簿(新規設立・継続申請手続き時用)と同様です。
  • 本名簿に記載された情報は、MyPortfolioに反映されることになります。
  • 新入生の分についても、遅滞なく追加するようにしてください。
  • 「合宿・遠征届」の参加者名簿に名前が記入されていても、この「追加用会員名簿」または新規設立・継続申請手続き時に提出した「会員名簿」に名前が載っていない場合は、早稲田大学学生補償制度の適用対象から外れます。「合宿・遠征届」の提出期限は、合宿・遠征出発の7日前までです。それまでに会員名簿も最新版となっている必要がありますので、提出期限に十分注意の上、時間に余裕をもって会員名簿を更新してください。
  • 部室登録の際にデータで提出する名簿は、この「会員名簿」と扱いが異なります。それぞれの手続き、提出が必要です。


  • 活動報告書

    サークル活動でイベント(講演会・ライブ・討論会・発表会 ・勉強会など)を行った場合は、イベント実施終了後1カ月以内に必ず「活動報告書」を提出をしてください。部室利用や補助金申請の要件となりますので、忘れずに必ず提出してください。

    なお、「合宿・遠征届」「イベント実施報告書」は、活動報告書の役割を兼ねています。
    ○活動報告書 → 活動報告
    ○イベント実施報告書  → 活動報告 + 対象イベントの補助金の申請
    ○合宿・遠征届 → 活動報告



    届出事項変更願

    年度の途中で会長/幹事長/副幹事長/会計が交代する場合は、速やかに「届出事項変更願」を提出してください。

  • 年度末(3月)等に会長が退職される場合は、サークル公認資格継続手続きを待たず、会長ご退職日までに「届出事項変更願」を提出してください。


  • 登録(未公認)サークル申請書

    無届団体は、「登録(未公認)サークル申請書」を提出してください。



    課外活動補助金関係

    銀行口座振込依頼書

    サークルで所有する銀行口座が変更になった場合は、「銀行口座振込依頼書」を提出してください。

    課外活動補助金申請要項

    課外活動補助金を申請するための要項です。該当年度の情報を確認してください。