Box

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ユーザーインターフェースの変更について

box社のオンラインストレージ「Box」にて、ユーザーインターフェースの更新が行われました。このため、本学のBoxにおいても2017年8月1日にユーザーインターフェースの切り替えを実施しました。
ユーザーインターフェース(UI)とはブラウザでBoxを用いるウェブアプリケーションにおける画面や機能のデザインのことで、メニューの構成、ボタンの位置、設定画面の場所などが、より使いやすく、わかりやすいものに変わりました。

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早稲田大学が提供するBoxについて知りたい

オンラインストレージサービス「Box」はインターネット上にデータを保管するクラウド型のサービスです。
通信回線が繋がっていれば、Webブラウザやスマートフォンの専用アプリを通じてBoxにデータを保管したりアクセスしたりすることができます。
自宅で作成中のドキュメントを大学で編集したい場合など、USBメモリ等でデータを持ち運ぶ必要がなくなります。
詳細は、次の「Box利用案内」を参照してください。

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個人でBoxを使っている。早稲田大学の提供サービスを受けることができるか。

早稲田大学が提供するサービスとは別に個人で「Box」を利用することは可能ですが、Wasedaメールアドレスでアカウント登録している場合は早稲田大学が提供する「Box」への招待が行われます。
早稲田大学からの招待を承認する場合は、「Box 個人利用者への招待」を参考に手続きを行ってください。

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利用全般
Boxにログインができない

利用資格は次の方となります。
  学生(科目等履修生は含まれない)、専任教員、特任教授、 任期付教員、訪問教員、 助手、研究助手、職員

利用資格のある方でBoxにログインできない場合は、次を確認してください。

  • ログインIDに間違いはないか。
    →ログインIDは「Waseda ID」です。Waseda IDが不明な場合はこちらで確認してください。
  • パスワードは間違いないか。
    →パスワードはMyWasedaのパスワードです。
  • 正しいログイン方法か。
    →Boxのログインは、MyWaseda経由、または https://waseda.box.comからログインします。
     不正なURLをブックマークやお気に入りに登録していないか確認してください。
     詳細は「Box 利用方法」を参照してください。
スマートフォンでBoxを使いたい

Box社公式アプリケーションをダウンロードすると、スマートフォン、タブレット端末などでBoxを利用できます。
詳細は「Box 利用方法」を参照してください。

表示言語を変更したい

Boxの表示言語は「アカウント設定」から変更することができます。

  1. 1.画面右上にある名前をクリックし、[アカウント設定] をクリックします。
  2. 2.[一般] タブをクリックします。
  3. 3.[時間と言語] の [言語] で任意の言語を選択します。
  4. 4.一番下の [保存] ボタンをクリックします。
Boxが正常に動作しない
  • 動作確認済みの環境を利用しているか。
      →サポート対象外の環境をご利用の場合、正常に動作しません。サポート対象はこちらを参照してください。
  • ブラウザのキャッシュクリア
     →こちらを参考に、ブラウザのキャッシュの削除をお試しください。
  • 一部の機能は、Javaのインストールが必要です。
     →こちらを参考に、Javaのインストール、または、最新版への更新を行ってください。
     →最新のJavaをインストールしても解決しない場合は、こちらを参考に、Javaのキャッシュの削除をお試しください。

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フォルダ構成
Personalフォルダとは?
Personalフォルダには、利用者が自由にファイルやフォルダを作成することができます。
利用者以外は参照できません。
また、学内外の方とファイル共有はできません。
共有フォルダとは?
大学院生、教員のみ、申請により「Campus_Share」「Public_Share」を利用することができます。
このフォルダ内であれば、学内外の利用者とファイル共有(コラボレータの設定)ができるフォルダを作成することができます。
詳細は「Box コラボレーションと共有」を参照してください。
※職員の共有フォルダ利用については職員向けマニュアルを参照してください。
「Personal」「Campus_Share」「Public_Share」がなくなってしまった

次の操作を行うと、「Personal」「Campus_Share」「Public_Share」のフォルダは非表示となります。誤って実行しないよう注意してください。

  • 「Personal」「Campus_Share」「Public_Share」を右クリックして「フォルダの削除」を実行する。
  • コラボレータの設定で自分自身を削除する。
万が一これらの操作を実行してしまった場合でも、当日中に自動復旧します。半日程度時間をおいてから当該フォルダが再度表示されていることを確認してください。
「Campus_Share」または「Public_Share」がない

共有フォルダ「Campus_Share」「Public_Share」は大学院生、教員のみが利用可能です。
また、利用には情報企画部に申請をする必要があります。
利用対象外の方、もしくは、利用対象であっても利用申請を行っていない方の画面には「Campus_Share」「Public_Share」は表示されません。
詳細は「Box コラボレーションと共有」を参照してください。

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ファイル・フォルダ
どんなファイルをアップロードしてよいのか

Boxは100種類以上のファイル形式に対応しています。

なお、Boxへの保管が禁止されているデータや、保管の際に注意が必要なデータがあります。
必ずBox利用ガイドラインを確認して、禁止データを保管はしない、制限データにはファイル本体にパスワードを設定するなど、を守りましょう。 また、どのデータ分類においても他人の著作権を侵害することのないように注意してください。
保管データ・制限データの詳細は、次のPDFを参照してください。

ファイル・フォルダを削除してしまった

「Personal」「Campus_Share」「Public_Share」フォルダの場合はこちらを参照のこと。

削除したファイル・フォルダは一定期間(30日間)ごみ箱にあります。
ごみ箱は、画面右上の名前をクリックして表示されるメニューから「ごみ箱」をクリックすることで表示されます。
ごみ箱にないファイル・フォルダは復元できません。

アップロードできるファイルサイズは?
最大ファイルサイズ(=1ファイルのアップロード可能なサイズ)は、5GBです。
1ファイルのサイズが5GB以上ある場合は、圧縮や分割を行いサイズを小さくしてからアップロードしてください。

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ファイル・フォルダを共有したい
ファイル・フォルダを共有する方法

ファイル・フォルダを共有する方法は概ね次の4つがあり、2番目と4番目については「Campus_Share」「Public_Share」フォルダがない方でも利用できます。

  1. 1. 共有リンクを通知し、自分のファイル・フォルダを他者に提示する。
  2. 2. 他者から共有リンクが通知され、他者のファイル・フォルダを共有する。
  3. 3. 自分のフォルダにコラボレータを招待して、他者と共有する。
  4. 4. 他者からコラボレータとして招待され、他者のフォルダを共有する。
ファイル・フォルダの共有方法の詳細は「Box コラボレーションと共有」を参照してください。
コラボレートとは

Boxでは、管理権限をもつフォルダに他のユーザを様々な権限で招待することができます。
招待された方のBox内にはコラボレートされたフォルダが表示され、与えられた権限の範囲内でファイルの授受を行うことが可能です。

「Personal」フォルダ内は他者とファイル・フォルダを共有できないので、コラボレートの設定もできません。
「Campus_Share」フォルダ内に作成するフォルダにはコラボレータとして学内者のみを招待することができます。
「Public_Share」フォルダ内に作成するフォルダにはコラボレータとして学外者を招待することができます。招待された方は無料のBoxアカウントを取得することで本学のBoxのフォルダを共有することができます。

共有リンクとは

共有リンクとは、そのフォルダやファイルを参照するためのURLのことです。
共有リンクを利用すると、そのURLからBox上のファイルやフォルダを参照することができます。
Boxのアカウントがなくても参照可能です。
共有リンクのアクセスレベル、有効期限、パスワード制限などの設定により、参照できる人を制限することができます。

「Personal」フォルダ内は他者とファイル・フォルダを共有できないので、それらのフォルダ・ファイルの共有リンクを利用することもできません。
「Campus_Share」フォルダ内に作成したフォルダ・ファイルは、そのフォルダにコラボレータとして登録された学内者にのみ共有リンクを利用できます。
「Public_Share」フォルダ内に作成したフォルダ・ファイルは、学内外の利用者に共有リンクを利用できます。

コラボレータのプライバシー設定について

Boxでは、コラボレータ同士でメールアドレスや氏名などの情報を参照することができます。
これを避けたい場合は、各フォルダの設定で「非所有者に対してコラボレータとそのアクティビティを非表示にする」を有効にしてください。
詳細は、こちらを参照してください。

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送られてきた共有リンクのファイル・フォルダが参照できない

メール等で送られた共有リンク(URL)をクリックしてもフォルダやファイルが参照できない場合は、状態やエラーメッセージの内容を明記のうえ、共有リンクの送付元にお問合せください。

事象の例)

  • 「Waseda Universityに所属していますか?」と表示されるが、続けて表示されるログイン画面でログインできない。
  • プレビュー画面でエラーメッセージが表示されてプレビューやダウンロードができない。
  • プレビュー画面でファイルが文字化けしている。

なお、ブラウザのバージョンが低いと画面が真っ白になることがあります。その場合は、最新版への更新、または別のブラウザの利用をお試しください。

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共有リンクを送った相手から、ファイル・フォルダが参照できないと言われた

共有リンク(URL)を送った相手から「フォルダやファイルが参照できない」と言われた場合、共有リンクの設定に誤りがある可能性があります。
次の事例に当てはまるものがないか確認してください。

No 相手に表示される画面 原因 対処方法
1 ・すでにファイル、フォルダが削除されている
・共有リンクの有効期限がすぎている
共有リンクを再度作成する
2 ・URLが不完全
・URLが途中で改行されてしまった
正しいURLを伝える
3 共有リンクに設定した「アクセスの種類」
が適切でない

・早稲田大学が提供するBoxの利用者に
 限定している(会社のユーザー)
・そのフォルダのコラボレータに限定し
 ている(このフォルダ内のユーザー)
共有したい相手に適切なものを設定する

・学外者と共有したい
 →Public_share内のフォルダを用いる。
・コラボレータのみと共有したい
  →相手をコラボレータに加える
 など・・・
4 Campus_Share内のフォルダで、コラボレータ
以外の人に共有リンクを伝えた
Campus_share内のフォルダで作成した
共有リンクは当該フォルダのコラボレータ
のみ利用可能です。

・コラボレータ以外と共有したい
 →Public_share内のフォルダを用いる。
・コラボレータのみと共有したい
  →相手をコラボレータに加える
 など・・・
5 (白い画面のまま) ブラウザが対応していない ブラウザを最新版に更新してもらう
・別のブラウザを使ってもらう

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利用終了時(卒業、退職など)の注意事項

卒業/修了[*1]や退職などで早稲田大学が提供するBoxの利用資格がなくなると、Boxに一切アクセスできなくなります。
また、共有フォルダでデータを共有している場合は、コラボレータの方も当該フォルダに一切アクセスできなくなります。
必要に応じて事前にデータのバックアップや共有フォルダの再作成などを行ってください。
具体的な手順については、次のPDFを参照してください。

[*1]学生・生徒として利用可能な期間は、3月卒業の場合3月31日まで、9月卒業の場合は9月30日までです。

データのバックアップ方法1:パソコンやUSBメモリにデータをダウンロード

Boxにログインし、ファイルやフォルダをダウンロードします。
ダウンロード先は、パソコンやUSBメモリなど任意です。
なお、フォルダや複数ファイルを一度にダウンロードするとzip形式で保存されます。zipファイルを解凍する際に解凍ソフトを使わないと文字化けする可能性があります。
具体的な手順については、上記PDF「早稲田大学が提供するBoxの利用終了時の注意事項」を参照してください。

データのバックアップ方法2:一般のBoxにデータを移行

「Box」はBox社が提供するオンライストレージサービスで、どなたでも有料または無料で利用できるものです[*2]
一般に提供されているBoxのフリーアカウントを取得し、早稲田大学のBoxにあるデータを移行する方法があります。
なお、一般に提供されている無料のBoxは容量制限があります(2017年4月時点で10GB)。10GB以上のデータがある場合は、「データバックアップ方法1」を行ってください。
具体的な手順については、上記PDF「早稲田大学が提供するBoxの利用終了時の注意事項」を参照してください。

[*2]早稲田大学では、Boxを本学が定めた利用ガイドラインに則ってカスタマイズして提供しています。

共有フォルダの再作成

共有フォルダ内のフォルダに他者を招待(コラボレート)している場合、共有フォルダの持ち主(Public_Share、Campus_Shareの開設をした方)がBoxの利用資格を失うと、配下のフォルダのコラボレータの方もそのフォルダにアクセスすることができなくなります。
コラボレータの方がフォルダやデータを引き続き利用する場合は、別の方の共有フォルダ(Public_Share、Campus_Share)配下にデータを移行してください。

1.後任の共有フォルダ管理者を決める。
2.後任者は、自分のBoxに共有フォルダ(Public_Share、Campus_Share)を申請により作成し、
   その中に対象グループで利用する共有フォルダを作成し、共有したいメンバを招待(コラボレート)する。
3.作成したフォルダに前の共有フォルダからデータをコピーまたは移動する。

具体的な手順については、上記PDF「早稲田大学が提供するBoxの利用終了時の注意事項」を参照してください。

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【職員向け】箇所用フォルダについて

職員のBox利用や箇所の共有フォルダについては、職員向けマニュアルを参照してください。
 MyWaseda [ホーム] から、サービスメニュー[マニュアル] の [Box利用マニュアル]

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