情報化推進レター

早稲田大学の学生・教職員の皆様に情報化推進計画のお知らせを配信させていただきます 。

Course [email protected]事例紹介

学生本人による「出席登録」機能の利用で出席管理の手間と
トラブルを削減

小林 良暢
理工メディアセンター(専任職員)

小林氏が在籍する理工メディアセンター(取材時)は、理工学術院の情報系基礎教育の授業運営を担当している。その中でCourse [email protected]を積極的に導入したことにより、授業における情報共有や出席管理が大幅に効率化したという。

出席コードが印字されたカードを配付し、学生自身が出席を登録する
mr.kobayashi

理工学術院における情報系基礎教育科目は、1年次から3年次までの各学科の共通科目である。コンピュータリテラシーやプログラミングなど、PCを利用する授業であることから、コンピュータルームの環境整備やTAの配員など、理工メディアセンターがサポート面で果たす役割は大きく、業務量としてもかなりの比重を占めている。

特に出席管理については、従来から理工メディアセンターのスタッフが管理することとなっており、昨年度までは、教場で配付・回収した出席カードを、職員がCourse [email protected]に入力をしていた。

Course [email protected]の出席管理機能を利用すると、学生も教員も出席情報を画面上から確認することができるようになる。しかし一方で、一件ずつ手入力する手間の煩雑さに加え、入力ミスも発生するため、「出席カードを出したのに出席になっていない」という苦情が寄せられることも少なからずあった。同時に、学生に書かせた出席カードを回収する方法は、明らかに同じ筆跡で複数枚が提出されるなど、不正も見られた。

これらの問題点を解消するため、Course [email protected]には、2010年度から学生が自ら出席情報を登録できる機能が追加された。

この機能を使って出席管理を行う場合には、教員が事前にCourse [email protected]上で「出席カード作成」を行い、その授業回専用の出席カードを印刷して教場で配付する。この出席カードには、科目名、担当教員名、講義名の他に、1枚ずつ異なる番号が「出席コード」として印字されている。学生は授業終了後にCourse [email protected]にログインし、この「出席コード」と授業中に教員から伝えられた「キーワード」を入力することにより出席情報が登録されるという仕組みだ。出席を登録できる期間や「キーワード」は授業ごとに教員が指定する。

システムをうまく機能させるための一工夫も

理工メディアセンターでは、今年度からさっそくこの機能を利用し始めたことにより、職員の入力作業が不要になった上、「出席したはず」という学生からの問い合わせも劇的に減った。

この出席カードは、登録作業が完了した後も、各自が氏名と学籍番号を書いて保管しておくことになっている。これにより、エラーになって登録できなかったり、学生から問い合わせがあったりした場合にも、カードの提示を求めることで確認できるというわけである。

2010年度前期は初めての導入ということもあり、万が一のトラブルに備えて、教場で出席カードを配付する際に、学生一人ひとりにTAが手渡しし、名前と学籍番号を印字した別紙のリストにも受取チェックを記入させたという。「学生が受け取ったカードを紛失してしまった場合なども、このリストがあれば、確かに受け取ったということを後から確認できます。手間はかかりますが、導入したばかりのこの新システムを周知させ、定着させるためには必要だと判断しました。」

システムをうまく利用するには、運用する側も一工夫するのがコツだというのが、小林氏の考えだ。「基本的な機能が多少使いづらいと感じても、使う側が柔軟に対応することで便利に使えるケースは多いものなのです。」

使ってみて不便だった点は、後期からバージョンアップされる見込み

学生自身が登録作業を行うため、システムに反映されたことをその場で確認できる点も好評だという。「以前は、職員がまとめて入力していたために、それが画面上で確認できるまでにはどうしてもタイムラグがありました。その点、この機能を使えばリアルタイムに反映されるので、学生も安心するようです。」

実際に導入してみて困ったのは、その授業を履修登録している人数分しか出席カードの印刷ができなかったことだという。「印刷時に何かのトラブルがあったり、紛失してしまったりして、配付時に不足するケースがありました。さらに、学期の始めの科目登録期間中は、未登録の学生も出席することが多いのですが、その分は発行できません。不足分については、従来の出席票を配付して補わざるを得ませんでした。」

こうした声を受けて後期からは、この出席登録機能に任意で印刷枚数を指定できるオプションが追加されることになっている。

別のトラブル例としては、教員が授業中にキーワードを伝え忘れたり、間違えて伝えるケースもあったそうだ。システムに慣れていないためのトラブルとも言えるが、現状は出席コードと共に入力が必須となっているキーワードについて、必要性を感じなければ利用しない設定も任意で選べるように、こちらも後期から改修される予定だ。

「最初の1,2回は登録の仕方について問い合わせてくる学生もいましたが、その後はほとんどなくなりました。今後、機能の改修に加え、利用者も慣れてくれば、さらに便利に使えるようになると期待しています。」

レポートの提出も、ほぼ全員がCourse [email protected]を利用して効率化

Course [email protected]の機能のうち、新たな出席登録機能のほかにも理工学術院においてほぼ全員が使っている機能が、レポート提出機能だという。「以前は、学生たちがPCルームで印刷して提出していたのですが、プリンタの紙詰まりなどトラブルが発生するたびに、我々職員がサポートしなくてはなりませんでした 。」その点、Course [email protected]のレポート提出機能を使えば、学生が自分のPCからアップロードしたファイルを、教員が直接確認できる。「プログラムならソースファイルや、コンパイルした結果の画像ファイルなどを提出します。そもそもPCで作成したものなので、いちいち印刷せずにそのまま提出したほうが、お互いにはるかに効率がいいですよね。」

紙で提出したレポートは保管場所も悩みの種だが、データで提出させていれば、確認用に印刷したとしても、出力した紙自体は破棄できる点もメリットだという。

TAの授業サポートを効率化

実験授業が多い理工学術院では、他の学部に比べて授業サポートにTAを活用するケースが多い。そのTAの有効活用という意味でも、Course [email protected]が大きく役立っているという。

「まず挙げられるのは、Course [email protected]を通じてTAと教員の情報共有やコミュニケーションが促進されるということです。たとえば、授業の中でどんな課題が出されているかをTAが事前に把握することで授業に臨む準備ができたり、理解できない学生に対してスムーズに説明できるようになります。」

TAにとっては、このような情報共有によって、「自分が何をすべきなのか」を理解しやすくなるので、不安が解消されると好評だそうだ。

Course [email protected]の活用によって、教員、TA双方が「やりやすい」と感じ、それにより教育の質を上げることに結びついている好例といえるだろう。

共通システムのメリット

理工学術院では、Course [email protected]が導入される以前から、個々の教員や職員が自分たちで独自のシステムを開発し、利用しているケースが多くみられた。「出席管理やお知らせ機能、資料のアップロードなども、いろいろな人が作ったさまざまなシステムが散在していました。しかし、その担当者がいなくなると、仕様がわからなくなってしまうなど、弊害もありました。その点、Course [email protected]のような全学共通のシステムが導入されたことは画期的だと思います。」

ただし、各自が使い慣れたシステムがあるゆえに、Course [email protected]への乗り換えに躊躇するケースも見られる。それでも、大学が管理する教務データと連携している点は、独自システムにはないCourse [email protected]の大きな強みであり、次第にCourse [email protected]にシフトしつつあるという。

「学生にとっても、授業によりさまざまなシステムを使い分けなくてはならないより、共通のシステムで利用できるメリットは大きいはずです。今後は、もっといろいろなケースで普及させていきたいですね。」

Course [email protected]デビューへの一言!
今までのやり方をほんの少し変えるだけで、Course [email protected]を便利に使える可能性があるかもしれません。逆引きマニュアルなども利用し、ちょっと視点を変える柔軟性をもって、試してみてはどうでしょうか。
coursen@vi
(出席登録の画面)
学生が各自でCourse [email protected]にログインし、授業時に配付された出席カードに印字された出席コードと登録用のキーワード入力すると、出席として登録される。
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