情報化推進レター

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ITの豆知識

Officeの便利な使い方(第3回)

Office入門も3回目で、そろそろWordの使い方にも慣れてきた頃と思います。今回は、Wordで論文やレポートを作成する時に役立つテクニック、またExcelで簡単な表計算をする時に役立つテクニックをご紹介します。

 (目次)
1.Microsoft Office Word 2003編
  ・段組みの組み方
  ・表の挿入
  ・入力した文字に読み仮名を振る
  ・「音声認識データを保存する十分な空き領域がないため、
   データは失われました」の対策

2.Microsoft Office Excel 2003編
  ・連続データを入力する
  ・複数セルへ同時入力する
  ・ゼロの数を固定して数値を入力する

Microsoft Office Word 2003編
  • 段組みの組み方
    多くの学会では論文の規定として、2段組みで執筆することを要求されます。「段組み」とは、新聞や雑誌などの記事のように複数の段にわたる文章を作成する際に利用される機能です。

    ≪段組みの実例≫


    それでは実際に枠組みの組み方の説明に入ります。なお、ここではWord 2003を例にとって、使用方法をご紹介します。

  1. Word 2003画面上で「書式」>「段組み」の順にクリックします。


  2. 「段組み」のダイアログボックスで、段組みの「種類」を選択します。この際、「段数」を自由に変更することも可能です。また「境界線を引く」にチェックを入れると、段と段の間に境界線をいれることができます。


  3. 同ダイアログボックス上の「段の幅と間隔」より各段の幅、段と段との間隔を決定してください。特に変更の必要がない場合はそのままで構いません。


  4. 「設定対象」を指定してください。「文章全体」を設定対象とした場合は文章全体に段組み設定が反映され、「これ以降」を選択した場合は現在記入中の部分以降より段組み設定が開始されます。


  5. 最後に「OK」をクリックしてください。段組み設定が実際に反映されます。


  • 表の挿入
    レポートなどの文章の中で説明をする際に、表で整理したものを提示すると理解しやすくなりますね。ここでは、Word2003の文章中に表を挿入する方法をご紹介します。

  1. まずWord 2003画面上で「罫線」>「挿入」>「表」の順にクリックします。


  2. 「表の挿入」のダイアログボックスが開きます。表のサイズから列数と行数を任意に設定します。


  3. 「OK」をクリックすると、表が挿入されます。


  4. 同じ作業は、ツールバーの表ボタンからも出来ます。


  • 入力した文字に読み仮名を振る
    難しい読み方の漢字や、発音の難しい英単語にルビを振ることが出来れば便利ですね。読み手への配慮という点から考えても、ルビを振ることはとても重要です。

  1. ルビを振る文字を範囲選択し、ツールバーのルビボタンをクリックします


  2. プレビューを確認し、OKをクリックします。


  3. ルビが表示されました。

  • 「音声認識データを保存する十分な空き領域がないため、データは失われました」の対策
    Wordの文書を保存するたびに「音声認識データを保存する十分な空き領域がないため、データは失われました」というメッセージが出てきて困ったことがありませんか。大切なレポートや論文は適時保存を繰り返しますが、その度に毎回「データは失われました」…なんてメッセージが出てきたら不安になりますね。
    これはMicrosoft Wordが、マイクから録音した音声を保存する設定を標準で有効にしているためです。以下の方法で解決できます。

  1. Wordのメニューの「ツール」→「オプション」を選びます。


  2. オプションのプロパティの「保存」タブを選びます。


  3. 「言語データを埋め込む」のチェックボックスを外して「OK」すれば解決します。
Microsoft Office Excel 2003編

前回のおさらいですが、Microsoft Excelはデータの処理に利用されるソフトでした。入力する情報量が多いと大変ですので、ここでは効率的なデータ入力の方法を紹介します。

  • 連続データを入力する

  1. 任意のセルに入力します。セルの右下にマウスポインタを合わせます。


  2. マウスポインタが+の形になったら、下方向にドラッグします。


  3. 連続データが生成されました。



  • 複数セルへ同時入力する

  1. 入力範囲を選択します。


  2. データを入力します。


  3. [Ctrl]キー+[Enter]キーを押すと、データが一度に入力されます。

  • ゼロの数を固定して数値を入力する

  1. 「ツール」メニューの「オプション」を選択します。


  2. 編集タブの「少数点位置を固定する」をチェックし、「入力単位」ボックスで「-2」を指定し、OKボタンをクリックします。


  3. セルに「2」と入力します。


  4. 確定すると、指定した入力単位で「200」と表示されます。


今回は、Wordで論文やレポートを作成する時に役立つテクニック、またExcelで簡単な表計算をする時に役立つテクニックを紹介しました。

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