情報化推進レター

早稲田大学の学生・教職員の皆様に情報化推進計画のお知らせを配信させていただきます 。

メールのマナー

ヘッダー情報(To,Cc,Bcc,From,Subject)署名(Signature)について
~コミュニケーションツールとしてのメールにおけるヘッダーの役割~

メールは、電話などとは異なり、相手の時間を気にせずにメッセージを送ることができます。しかし、対面や電話によるコミュニケーションでは、 相手の反応を見ながら、その場で誤解や勘違いを避けるような工夫ができますが、メールの場合は、相手からの返信を見てはじめて、誤解や勘違いに気付く場合もあると思います。そう考えると、メールによるコミュニケ ーションでは、相手がどう受け取るかについて、電話よりも慎重になる必要がありそうです。

今回は、受信者にとってわかりやすいメールを送る第一歩として、ヘッ ダー情報や署名について考えてみたいと思います。メールは、宛先や件名といった「ヘッダー情報」と「本文」から構成されています(封書で言え ば封筒がヘッダー、中身が本文と言えます)。ヘッダー情報部分は、本文に 比べると軽視されがちですが、個人情報の保護、受信者に対する便宜といった点から適切に設定する必要があります。

ヘッダー情報のうち、代表的なものは以下のとおりです。

Subjectメールのタイトル、件名
From送信者のメールアドレス
To宛先のメールアドレス
CcCarbon Copyの略。同報先
メールの送信相手以外にも内容を知ってもらう必要がある時利用します
BccBlind Carbon Copyの略。同報先だがメール宛先に通知されません

それではヘッダーと署名を見ていきましょう。

1.件名(Subject)

メールの受信者は、件名からメールの内容を類推することもありますので、 件名は、メッセージの内容を反映したタイトルをつけるようにしましょう。 また、件名を書かないなど、ウイルスメールと勘違いされてしまうような 使い方はしないようにしましょう。

2.宛先(To)

宛先にメーリングリストを指定することもあると思いますので、メール本文中に 「誰に対するメールなのか」を明記します。これによって、受信者は、間違いメールなのか、ウィルスメールなのかなど迷うことなく安心してメールを読むことができ ます。

また、

  • 本当に送る必要がある人に対して宛先を指定しているか
  • アドレスに間違いはないか
  • メーリングリストに送信する場合、メンバーは適切なメーリングリストか

など再度確認してから送信しましょう。

3.送信者の情報(From、署名)

メールの受信者は、Fromアドレスからも送信者を判断できることがありますが、初めて受信する相手、分かりにくいアドレスの人からの受信もあるため、送信者が誰なのか受信者が判断しやすいように、本文中で名乗るようにしましょう。また、本文の最後に署名を入れることで、送信者の情報を伝えることができます。署名には、名前のほかに、所属、メールアドレス、ホームページのアドレス、連絡先などを5行以内を目安に作成します。 日常的にメールのやりとりをしている人は簡素なものを、初めてメールを 送る人にはあまり長くならない程度に所属や肩書きを含めるなど、相手や 状況によって複数の署名を使い分けるなど、活用することも有効です。

From欄を「名前(Display-field)」とすることで、メールアドレスのみを 記載するよりは分かりやすくなりますが、日本語を利用する場合はメール自体 が届かない可能性もあり、海外とメールのやり取りをするなど、相手の状況が 不明なときは、避けたほうが無難です。

4.Cc

特にCcが指定されているメールに対して返信を行う場合には、Ccの宛 先を含めて返信する必要があるかを考えましょう。また、Ccを含めないで 返信する場合、Ccに指定されていたアドレスを外して返信する旨を、本文中にも明示しておく、といったことも、受信者に対する配慮のひとつだと言えます。

5.Bcc

CcとBccとの違いは、以下の点です。

  • Cc・・メール受信者が自分以外の受信者のアドレスがわかる。
  • Bcc・・メール受信者が自分以外の受信者のアドレスはわからない。

「AさんとBさんにメールするが、Bさんに送っていることをAさんには知らせたくない」などという場合にはBさんをBccにすることでAさんには Bさんにメールされたことが伝わらずに済みます。Bccは、メールを受信者が、送信者のみに回答すべきところ受信者全員に回答してしまうことを防ぎたい場合にも活用できます。

複数の人に同じメールを送るときにToもしくはCcでアドレスを指定する場合、そのメールを受け取った人は「誰にメールを送ったのか」とメール アドレス自体がわかってしまいます。特に、複数の学生、教職員に対してメール送信する場合には受信者に他人のアドレスを安易に漏らしてしまわないよう、Bccで宛先を指定する配慮も必要です。この場合、誰宛に送信しているのか、例えば「○○クラスの受講者全員に対してBccにて送信しています」のように、本文中に宛先を明示するとよいでしょう。大学で働く者として個人情報保護に対して細心の注意を払う必要があります。

6.最後に

メールの量が増えてくると、送られてきたメールの内容や重要 度をSubjectやFromアドレスなどのヘッダー情報から判断することもあると思います。ヘッダー情報や署名を工夫することも、相手が短時間で正確に内容を理解するに効果につながります。一方的な伝達手段であるメールだからこそ、受け取り手への配慮、細かい気配りが必要です。

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