コミュニケーションツールとして大変便利なメールですが、その中でも特に便利な機能として、受信メールの返信、転送があります。
特に転送はメールならではの便利な機能です。例えば紙の連絡では、参考資料として他の人にも配りたい場合には、わざわざコピーして対象者の居場所を確認した上で、その参考資料を配る手間があります。一方、メールの転送機能は、受信メールに宛先を指定するだけで特定の複数の人にも一度に転送することが可能です。元の文章を加工して送信することも容易です。返信についても、受信メールをそのまま返信すれば、間違いなく送信者に返信することが可能ですし、送信者以外にも一度に同内容を送ることができます。
今回は、便利な返信や転送機能について、トラブルや誤解につながらなることがないよう、便利に利用する方法について考えてみたいと思います。
まず、返信はできるだけ早めにしてあげる方が受信者も安心できます。返信に時間を要しそうなことがあらかじめわかっている場合には、取り急ぎメールを受信した旨と要件の返信に要する時間の目安を書いて返信してあげると、メール送信者もメールが届いていることを確認でき、安心できると思います。
電話や会話と違い、最初は一方的なアクションであるメールですので、円滑なコミュニケーションにつなげるためにもこういった配慮は必要といえるでしょう。
受信したメールに対して返信、または転送する場合、受信したメールのヘッダー情報を見るとわかりますが、自分以外にも同時にメールが送られていることがあります(cc、toなど)。
この場合、返信する際には、同時に受信した方も含めて返信した方がよいのか、よく考えて返信するようにしましょう。
例えば、会合の出欠をとるようなメールを受け取った場合、同時に送信されている人全員に自分の出欠の返事をしてしまったりすると、元々の送信者以外には不要な情報である場合も考えられます。もちろん意図的に情報共有のために受信者全員にも送った方がよい場合もありますが、状況やメールの送信相手のことをよく考えた上で送信対象者を考えるようにしたいものです。
特に個人情報に関する内容を含むメールを転送する場合には安易に転送しないよう注意が必要です。また、転送の場合は添付ファイルなども一緒に転送すべきかよく考えてから送信しましょう。特にファイルサイズの大きい添付ファイルは注意が必要です。
また、ccやtoに指定された方をあえてはずして返信する場合には、本文に「○○さんをはずしました」のような一文を加えると受信者に送信者が意図的に送信者を絞ったことが伝わると思います。
受信したメールに対して返信する場合、送信者のメール本文を上手に引用すると受信者にとって読みやすくなります。例えば、
--<受信メール>---------------------------------------------
明日の集合場所はどこでしょうか。
また、何か持参するものはありますでしょうか。
-----------------------------------------------------------
のようなメールに対して、メール本文中に「文中にて(あるいはインラインにて)回答します。」のように前置きした上で、
--<返信メール>---------------------------------------------
>明日の集合場所はどこでしょうか。
西早稲田キャンパス大隈銅像前となります。
>また、何か持参するものはありますでしょうか。
特にありません。
-----------------------------------------------------------
のように引用すると、受信した側も何の質問に対する回答かわかりやすくなりますし、質問に対する回答漏れを防ぐことにもつながります。
また、ヘッダー情報も上手に引用することで、いつ誰からの誰宛のメールに対する返信か確認でき、後々の履歴としても活用することが可能です。
--<受信メール>---------------------------------------------
明日の集合場所はどこでしょうか。
また、何か持参するものはありますでしょうか。
-----------------------------------------------------------
--<返信メール>---------------------------------------------
>date:2007/04/01 13:45:02
>from: [email protected]
>subject: 次回の会合について
mnc様
いつもお世話になっております。○○です。
お問い合わせの件につきまして、以下インラインにて回答いたします。
>明日の集合場所はどこでしょうか。
西早稲田キャンパス大隈銅像前となります。
>また、何か持参するものはありますでしょうか。
特にありません。
-----------------------------------------------------------
ただし、お互いに返信を繰り返しているうちに、メールが次第に長くなりすぎて、どこまでが本文なのか、引用なのかわからなくなってしまうこともあります。そういう場合には必要に応じて過去の引用は削除して送信する配慮も時には必要でしょう。
受信メールを自分の携帯電話に転送している人もいるはずです。そのあたりのことも考慮して送信したいものです。もちろん、受信する側も携帯電話に転送する際には特定のメールアドレスからのメールだけを転送するか、または、Waseda-netメールであればフィルタ機能を上手に使うような工夫も必要です。
受信メールの転送や返信は、情報共有の手段としてやりとりを明確にする意味において大きな利点がある反面、不用意な返信や転送が誤解を招いてしまうことも少なくありません。
返信、転送する際には、メールの新規作成も同様ですが、受信者への配慮が求められると思います。