教務事務業務検討チーム

プロジェクト概要

◆実行成果
  • 職員向け業務マニュアルのブラッシュアップについては、計画していたとおりに実施しました。
  • 研修体制の構築については、計画どおりに企画、実行しました。第五期で開催した研修会は以下の通りです。
    6/28 Access初任者向け 研修会
    7/5 成績業務初任者向け 研修会
    8/31 科目業務 初任者向け 研修会
    12/2 学科目業務 研修会
    12/16 科目登録 実践形式 研修会
    12/26 学籍業務 一問一答式 研修会
    12/27 成績業務 中上級者向け研修会
  • 教務事務業務検討チームからの提案により、学術院事務所では原則、夏季・冬季休業期間中の昼休みは開室となりました。

  • 【大学全体の効果】
    1.職員向け業務マニュアルを整備し、Webマニュアルとして公開したことにより、学務業務の標準化、各箇所での引継ぎの平準化、効率化、業務の正確性の向上につながりました。また、他業務からも注目を集めており、大学全体の業務整理のパイロットケースとなりつつあります。
  • 【プロジェクトメンバーの効果】
    1.マニュアル整備に携わることで、基本的かつ最新の業務理解が深まっています。
    2.各種研修、勉強会プログラムの企画、立案、実施に関わることが、実施メンバーの教務事務に関する知識、スキルの向上にも大きく貢献し、全学的な視野で活動できる職員の育成にもつながっています。
    3.自身の所属箇所の業務改善にも貢献できています。
    4.業務理解が向上することにより、現状の問題点の改善意欲も向上し、各種制度、運用の積極的な改善に着手しています。
  • 【プロジェクトの活動成果を受けた職員の効果】
    1.各種研修、勉強会を受講することで、参加者の学務業務理解につながっています。
    2.恒常的にマニュアルが整備されているため、正確な業務知識が教授でき、自分自身で調べて業務を遂行することができています。
    3.初任者であっても、不安感を抱くことなく業務にあたることができています。
    4.この恩恵を受けた職員が、その度プロジェクトメンバーとして活躍するサイクルもできつつあります。
  • 履修ナビ(科目登録情報)
    ≪打ち合わせ風景≫

    ◆今後の課題

      第六期に向けて職員を公募し、以下の点を中心に活動を継続します。

    1. 第五期で開催した研修会・勉強会に加え、次期では大学院業務に関する研修会も実施していきます。
    2. カウンター業務の標準化を目指し、各箇所へのヒアリング・調査を進めていきます。
    3. 職員向け業務マニュアルのブラッシュアップ(学則の更新およびFAQの作成)を進めながら、現行制度、運用の見直しも積極的に行っていきます。
    ◆目的

    教務事務に関する「現行制度・業務の見直し」「業務研修サポート」「新規サービス検討」等の機能強化を図るために設置されました。 教務事務に関する「現行制度・業務の見直し」「業務研修サポート」および「新規サービス検討」を主たる役割とします。全学的視野で現行制度・業務改善および新規サービス等を検討する場とします。 また、「教務事務支援推進プロジェクトウインドウを開きます。」の活動を支援する役割も持ちます。

    ◆目標
    1. 各種教育プログラムの実施、支援
    2. 業務マニュアル等の整備
    3. 業務ノウハウ蓄積サポート
    ◆具体的な計画

      第一期からの検討内容のうち、以下の点を中心に活動します。

    1. 恒常的な各種研修、勉強会プログラムの企画、立案、実施
      ※第三期、第四期、第五期メンバーによる職員向け利用マニュアル(学務業務)とスキル基準表に準拠した恒常的な各種研修、勉強会プログラムについて、第四期に引き続き、実施できるレベルまでの企画、立案を行います。
      ※参考:職員向け利用マニュアルウインドウを開きます。(早稲田大学事務系環境のみ参照可)
    2. 教務事務に関する現行制度、運用の見直し
    3. 第三期、第四期、第五期メンバーによって作成された職員向け利用マニュアルのブラッシュアップ
    4. その他、教務事務支援体制の企画、実施、支援

    スケジュール(第六期)

    1. グループ別にタスクの洗い出し、スケジュール、役割分担決定:~7月中旬
    2. グループリーダー会(全体タスクの調整):~8月下旬
    3. 新メンバーに対するマニュアル更新講習会:~8月下旬
    4. 研修体系の確定、現行制度、運用見直し計画策定:~10月末日
    5. 12月1日付人事異動対象者向け研修実施:~12月初旬
    6. マニュアルブラッシュアップ終了:~12月末
    7. 現行制度、運用見直し関連箇所調整:~5月末
    8. 6月1日付人事異動対象者向け研修実施:~6月初旬
    ◆プロジェクト期間

    2011年8月~2013年6月(2007年度より毎年実施)

    リーダー(所属) 根本 進(早稲田ポータルオフィス)
    サブリーダー(所属) -
    メンバー(所属) 芦澤 征児(社会科学総合学術院) 阿部 一也(財務部)
    井上 浩二(人事部) 上野 雅之(メディアネットワークセンター)
    内田 はるか(教育・総合科学学術院) 巌淵 京(政治経済学術院)
    菊池 彰徳(教務部) 古閑 敬浩(商学学術院)
    佐藤 奈津子(教育・総合科学学術院) 篠原 太一(法学学術院)
    四宮 理菜(文学学術院) 宿谷 昌平(理工センター)
    杉本 和憲(教務部) 関口 貴仁(商学学術院)
    竹迫 寿(メディアネットワークセンター) 長谷部 誠(商学学術院)
    浜島 直美(早稲田ポータルオフィス) 平井 悠介(メディアネットワークセンター)
    外 奈緒美(政治経済学術院) 星野 友希(早稲田ポータルオフィス)
    堀井 真太郎(メディアネットワークセンター) 本田 絢(メディアネットワークセンター)
    松橋 亮(文学学術院) 安岡 宗将(商学学術院)
    矢作 卓也(社会科学総合学術院) 山田 英貴(教務部)
    山手 寛人(教務部)
    関連Webサイト http://www.waseda.jp/wpo/about/improvement/team.htmlウインドウを開きます。
    関連資料 -
    活動報告 -
    備考 -